آینه اسناد

Question

سارا سندی دارد که باید آن را در دو پوشه مختلف در سیستم خود ذخیره کند. او نمی‌پرسد آیا راهی وجود دارد که به‌روزرسانی‌های یک نسخه از سند به‌طور خودکار در نسخه دیگر سند منعکس شود.

در واقع چندین راه وجود دارد که می توانید به این مشکل نزدیک شوید. یکی ایجاد یک ماکرو است که در واقع سند را در دو مکان ذخیره می کند. در اینجا نمونه ای از یک ماکرو است که این کار را انجام می دهد.

Sub DualSave() Dim FirstFolder As String Dim SecondFolder As String Dim DocName As String Dim objF As Object Dim retVal As Long SecondFolder = "c:MyLocation" With ActiveDocument If Not .Saved Then .Save FirstFolder = .Path & "" DocName = .Name If FirstFolder = SecondFolder Then MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder." Exit Sub End If Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") retVal = -1 On Error Resume Next retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _ SecondFolder & DocName, True) On Error GoTo 0 Set objF = Nothing If retVal <> 0 Then MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder End If End If End With End Sub

چنین ماکرویی نسبتاً ساده است، زیرا از جایی که اکنون هستید در یک پوشه دوم (مشخص شده در متغیر SecondFolder) کپی می کند. به این معنی که اگر سند را در پوشه دوم باز کنید و سپس آن را ذخیره کنید، سند اصلی به روز نمی شود و اجرای ماکرو DualSave خطایی ایجاد می کند. (این خطا به این دلیل رخ می دهد که نام پوشه اول و دوم یکسان خواهد بود.) به همین دلیل، اگر می خواهید در مکان دوم به عنوان راهی برای تهیه نسخه پشتیبان از اسناد خود کپی کنید، رویکرد ماکرو مانند این مناسب تر است. یک افزونه ایجاد شده توسط Word MVP Graham Mayor اساساً همین کار را انجام می دهد:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

روش دیگر (که نیازی به ماکرو ندارد) این است که سند اصلی خود را ایجاد کنید و سپس سند آینه ای را با استفاده از قابلیت "پیست لینک" Word ایجاد کنید. شما به سادگی کل سند اول را انتخاب کرده و سپس از Paste Link در سند آینه ای برای چسباندن اطلاعات استفاده کنید. نتیجه این است که سند آینه همیشه هر آنچه را که در سند اصلی است منعکس می کند. (اطلاعات اضافی در مورد نحوه پیوند اسناد Word در موارد دیگر ارائه شده است

.) اشکال این است که شما نمی توانید تغییراتی در سند آینه ای ایجاد کنید و آن ها را در سند اصلی منعکس کنید. آینه کاری فقط در یک جهت است.

با این حال، شاید بهترین راه حل این باشد که به هیچ وجه به Word تکیه نکنید. در عوض، سند اصلی خود را ذخیره کنید و در ویندوز، یک میانبر برای آن سند اصلی ایجاد کنید. میانبر را به پوشه دوم منتقل کنید و آماده هستید. اکنون شخصی می تواند سند اصلی یا میانبر را باز کند و همیشه به همان سند ارجاع می دهد. برای ایجاد میانبر، موارد زیر را انجام دهید:

1. سند خود را ذخیره کنید و از Word به طور کامل خارج شوید.
2. فایل سندی را که ذخیره کرده اید پیدا کرده و راست کلیک کنید. ویندوز یک منوی زمینه را نمایش می دهد.
3. ایجاد میانبر را انتخاب کنید. میانبر در همان پوشه سند اصلی قرار می گیرد.
4. یک پنجره برای پوشه دوم باز کنید.
5. میانبر را از پوشه اول به پوشه دوم بکشید.

میانبر شما اکنون در جای خود قرار دارد. اگر روی آن دوبار کلیک کنید، Word سند اصلی را باز می کند. اکنون اساساً یک سند دارید که از طریق دو پوشه مختلف قابل دسترسی است. البته اشکال این روش این است که پوشه دوم فقط حاوی یک میانبر برای سند اصلی است، به این معنی که نباید میانبر را به عنوان پشتیبان سند اصلی در نظر بگیرید. این نیست اگر واقعاً به دنبال راهی برای تهیه نسخه پشتیبان از اسناد هستید، از یکی از راه حل های دیگر که در این نکته بحث شده است استفاده کنید.