دان در دفتر خود در رابطه با سبک ها با مشکل مواجه شده است. به نظر می رسد که وقتی چندین نویسنده از یک سند استفاده می کنند، سبک ها گاهی به طور غیرمنتظره ای تغییر می کنند. اگر Don یک فایل را با سبک‌های خاصی در جای خود ذخیره کند و شخص دیگری که به سرور دسترسی دارد همان فایل را باز و ذخیره کند، پس از آن زمانی که Don پس از آن فایل را باز می‌کند، بدون تغییر تعریف سبک تغییر کرده است.
وقتی این اتفاق می افتد چند چیز وجود دارد که باید بررسی شود. اول از همه، باید بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه کاربران به‌روزرسانی سبک پویا را خاموش کرده‌اند. این ویژگی Word باعث ایجاد تغییراتی در تعریف سبک می شود که شخصی یک تغییر قالب بندی صریح را در مورد چیزی در سند اعمال کند. بنابراین، با روشن بودن این ویژگی، اگر شخصی تغییری در یک پاراگراف ایجاد کند، این تغییر در سبک اصلی نیز اعمال می‌شود، که به نوبه خود بر هر پاراگراف دیگری در سندی که از آن سبک استفاده می‌کند تأثیر می‌گذارد. برای خاموش کردن این ویژگی، همه کاربران باید این مراحل را انجام دهند:
شکل 1. کادر محاوره ای Modify Style.
- مطمئن شوید که زبانه صفحه اصلی نوار انتخاب شده است.
- در سمت راست پایین گروه Styles، روی نماد کوچکی که شبیه فلش به سمت پایین و سمت راست است، کلیک کنید. (به جای آن می توانید Alt+Ctrl+Shift+S را فشار دهید .) Word پنجره Styles را نمایش می دهد.
- نشانگر ماوس را روی نام یک سبک در پنجره Styles قرار دهید. باید ببینید که یک فلش رو به پایین در سمت راست نام سبک ظاهر می شود.
- روی فلش رو به پایین کلیک کنید و Modify را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Modify Style را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس Automatically Update، در پایین کادر محاوره ای، واضح باشد. (اگر کادر بررسی خودکار به‌روزرسانی وجود نداشته باشد، Word آن گزینه را برای سبکی که انتخاب کرده‌اید ارائه نمی‌کند.)
- روی OK کلیک کنید.
توجه داشته باشید که این مراحل تنها بر یک سبک در یک سند تأثیر می گذارد. درست است — Word اجازه می دهد تا به روز رسانی سبک پویا بر اساس سبک به سبک تنظیم شود. این بدان معناست که شما باید تک تک سبک های سند خود را مرور کنید و همین مراحل را دنبال کنید. اگر سبک های زیادی در سند داشته باشید، بدیهی است که می تواند خسته کننده شود. در این صورت، ممکن است بخواهید از یک ماکرو برای مرور همه سبک ها و تغییر تنظیمات استفاده کنید. ماکرو زیر این کار را به خوبی انجام می دهد:
Sub RemoveAutoUpdate() Dim s As Style For Each s In ActiveDocument.Styles If s.Type = wdStyleTypeParagraph Then s.AutomaticallyUpdate = False End If Next s End Sub
مشکل همچنین می تواند مربوط به الگوی پیوست شده به سند شما باشد. به عنوان مثال، اگر سند از الگوی عادی استفاده می کند و الگوی عادی هر کاربر متفاوت است، این می تواند بر ظاهر سند تأثیر بگذارد. راه حل این مشکل این است که مطمئن شوید که سند از قالبی غیر از Normal استفاده می کند (ترجیحاً از یک الگوی ذخیره شده در سرور و قابل دسترسی برای همه کاربران) یا اینکه الگوی Normal همه یکسان است.
همچنین ممکن است بررسی کنید که همه کاربران فونت های یکسانی را روی سیستم خود نصب کرده باشند. اگر سندی از فونتی استفاده می‌کند که روی سیستم شما است و سپس آن سند روی سیستمی باز می‌شود که فونت مشابهی ندارد، Word فونت دیگری را جایگزین فونت گم شده می‌کند. این می تواند ظاهر سند را تحت تأثیر قرار دهد، حتی زمانی که بعداً آن را در سیستم اصلی خود باز کنید. برای جلوگیری از این مشکل، مطمئن شوید که Word را پیکربندی کرده اید تا فونت های TrueType را در سند جاسازی کند:
شکل 2. گزینه Save از کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Save در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید. (شکل 2 را ببینید.)
- در نزدیکی پایین کادر محاوره ای، مطمئن شوید که گزینه Embed Fonts in the File انتخاب شده است.
- اگر از تعداد کمی کاراکتر در یک فونت خاص استفاده می‌کنید، کادر بررسی Embed Only the Characters Used in Document را انتخاب کنید.
- برای صرفه جویی در فضا در سند، کادر بررسی Do Not Embed Common System Fonts را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
