دیوید یک فایل Word بزرگ با حجم تقریبی 6.3 مگابایت دارد. اگر بخواهد آن را ویرایش و ذخیره کند، همیشه این پاسخ را دریافت می کند که "دیسک خیلی پر است یا فایل های زیادی باز هستند." هیچ یک از این دو وضعیت درست نیست. اگر دیوید سعی کند بدون تغییر آن را ذخیره کند، هیچ پاسخ خطایی وجود ندارد، اما همچنین به نظر می رسد که سند واقعاً دوباره ذخیره نشده است (تا جایی که ویژگی Date Modified آن به روز نشده است). او سعی کرده آن را به فایل‌های کوچک‌تر خرد کرده و آنها را ذخیره کند، اما هر کاری که انجام می‌دهد همان پاسخ خطا را دریافت می‌کند.
چند چیز وجود دارد که باید سعی کنید به کاهش مشکل کمک کنید. ابتدا از Word خارج شوید و جستجویی (با استفاده از ابزارهای ویندوز) برای یافتن هر فایل موقتی که ممکن است توسط Word یا برنامه های دیگر ایجاد شده باشد، انجام دهید. شما می خواهید از شر اینها خلاص شوید. آنها در نظر گرفته شده اند که موقتی باشند.
به دنبال هر چیزی باشید که به پسوند فایل TMP یا هر چیزی که با علامت دلار ($) شروع می شود، ختم شود. هر چیزی با پسوند TMP را می توان به طور کامل حذف کرد. هر چیزی که با علامت دلار شروع می شود را می توان حذف کرد اگر به نظر برسد که فایل صرفاً یک سند Word است که علامت دلار به عنوان پیشوند اضافه شده است. می توانید اطلاعات بیشتر در مورد استفاده Word از فایل های موقت را در این صفحه در پایگاه دانش بیابید. (مقاله مربوط به Word 2010 است، اما هنوز هم برای نسخه های بعدی برنامه بسیار کاربردی است.)
پس از خلاص شدن از شر فایل های موقت، برنامه Disk Cleanup را اجرا کنید (Windows Disk Cleanup در نسخه های قبلی ویندوز). در نسخه‌های جدیدتر ویندوز، در کادر جستجو در سمت چپ نوار وظیفه، «disk cleanup» (بدون نقل قول) را تایپ کنید. در نسخه های قبلی ویندوز، می توانید با پیمایش (با استفاده از منوی استارت) به All Programs | لوازم جانبی | ابزارهای سیستم این برنامه از شر بسیاری از فایل های غیر ضروری دیگر خلاص می شود و می تواند پاسخگویی سیستم شما را بهبود بخشد.
همچنین باید مطمئن شوید که ویژگی‌های Word که به پیچیدگی سند می‌افزایند غیرفعال هستند. به عنوان مثال، اگر از قابلیت‌های نسخه‌سازی Word با فایل استفاده کرده‌اید، آنها را خاموش کنید. اگر ذخیره خودکار را روشن کرده اید، آن را خاموش کنید. اگر از Track Changes استفاده کرده‌اید، آن را خاموش کنید و تمام تغییرات سند را حل کنید. سپس از Save As استفاده کنید تا سند را با نام فایل جدید ذخیره کنید.
اگر هنوز نمی توانید سند ویرایش شده خود را ذخیره کنید، پس احتمال زیادی وجود دارد که سند به نوعی خراب شده باشد. فساد ممکن است بدون تحریک یا هدف اتفاق بیفتد، به ویژه با اسنادی که به شدت ویرایش شده و اسناد پیچیده ای دارند.
اگر مشکوک به فساد هستید، یک کار خوب این است که سعی کنید سند را با استفاده از گزینه Open and Repair باز کنید. با این حال، ابتدا باید یک کپی از سند خارج از Word تهیه کنید. سپس از Open and Repair برای باز کردن کپی استفاده کنید. Open and Repair گزینه ای است که در بسیاری از نسخه های جدیدتر Word وجود دارد. فقط سند را در کادر گفتگوی Open انتخاب کنید و سپس روی فلش رو به پایین در کنار دکمه Open کلیک کنید. سپس می توانید Open and Repair را انتخاب کنید.
همچنین ایده خوبی است که کار فایل خود را (چه با Open and Repair یا غیره) روی هارد دیسک محلی انجام دهید. این کار را از طریق اتصال شبکه انجام ندهید، زیرا خود اتصال می تواند پیچیدگی یا مشکلاتی را اضافه کند که حل آنچه را که در حال رخ دادن است دشوارتر می کند.
اگر هنوز مشکل دارید، باید به روش‌های قدیمی‌تر و آزموده‌شده‌ای برای حل مشکلات فساد متوسل شوید. فایل اصلی (نه کپی که با آن Open and Repair استفاده کردید) را بارگیری کنید و از Save As برای ذخیره سند در فرمت های مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال، سعی کنید آن را با فرمت RTF ذخیره کنید. سپس می توانید فایل RTF را مجدداً بارگیری کرده و آن را به عنوان یک سند Word ذخیره کنید. قالب‌بندی و سایر عناصر سند شما باید حفظ شوند، اما «سفر رفت و برگشت» از طریق RTF به پاکسازی هر گونه فسادی که ممکن است رخ داده باشد، ختم می‌شود.
اگر مشکل همچنان وجود دارد، می‌تواند مربوط به یک مشکل پیچیده‌تر باشد، مانند تصویر بد یا پیوند بد به یک شی. در این مورد، بهترین روش این است که به آرامی قطعات سند خود را از سند قدیمی به سند جدید کپی کنید. فقط هم سند قدیمی و هم یک سند جدید و خالی را باز کنید و شروع به کپی کردن قطعات از قدیمی به جدید کنید. روی هیچ بخش شکسته کپی نکنید. آن ها را در سند قدیمی بگذارید. (همیشه می توانید آنها را بعداً در سند جدید اضافه کنید.) همچنین اطمینان حاصل کنید که فقط روی تکه هایی از سند کپی می کنید که بیش از یک شیء واحد مانند یک فایل گرافیکی یا صوتی جاسازی شده را شامل نمی شود.
پس از کپی کردن هر قطعه در سند جدید، تغییرات خود را ذخیره کنید. اگر در حین ذخیره با خطا مواجه شدید، پس می‌دانید که آخرین قطعه‌ای که سعی کرده‌اید جای‌گذاری کنید در واقع شامل شی مشکل، پیوند یا هر چیز دیگری است. به نسخه ذخیره شده سند جدید برگردید و قطعه مشکل را دوباره بسازید یا از آن بگذرید.
