تریشیا اسناد زیادی دارد که برای استخدام با آنها کار می کند. این اسناد دارای کلمات زیادی هستند که زیر آنها خط کشیده شده است و بسیاری دیگر دارای قالب بندی "strikethrough" هستند. تریسیا در هر زمان به راهی نیاز دارد تا بداند چند کلمه در سند زیر آنها خط کشیده شده است و چند کلمه "پرداخت" شده است.
چند روش غیر کلان وجود دارد که می توانید از آنها برای بدست آوردن تعداد مورد نیاز خود استفاده کنید، که هر دو سریع و آسان هستند. در اینجا یکی است که نسبتاً باطنی است، اما عالی کار می کند:
- سندی را باز کنید که دارای کلمات قالب بندی شده ای است که می خواهید شمارش کنید.
- یک سند دوم و خالی را باز کنید.
- به سند اصلی برگردید.
- یکی از کلماتی را که می خواهید بشمارید انتخاب کنید. (به عنوان مثال، اگر می خواهید کلمات خط دار را بشمارید، یکی از کلمات خط دار را انتخاب کنید.)
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Select (گروه ویرایش) کلیک کنید و سپس بر روی Select Text with Similar Formatting کلیک کنید. Word تمام کلماتی را که قالب بندی مشابه کلمه ای را که در مرحله 4 انتخاب کرده اید، انتخاب می کند.
- Ctrl+C را فشار دهید . این همه کلمات را در کلیپ بورد کپی می کند.
- به سند خالی بروید.
- Ctrl+V را فشار دهید . این همه کلمات را در سند جدید جای می‌دهد.
- به نوار وضعیت نگاه کنید، جایی که تعدادی از کلمات موجود در سند را مشاهده خواهید کرد، که تمام کلماتی است که به تازگی چسبانده اید.
یک اخطار برای این رویکرد وجود دارد: وقتی از انتخاب متن با قالب‌بندی مشابه استفاده می‌کنید، Word در انتخاب آن بسیار متمایز است. به عنوان مثال، اگر کلمه ای دارید که پررنگ و زیرخط دار است، اما کلمه ای را انتخاب می کنید که در مرحله 4 غیر پررنگ و زیر خط کشیده شده است، پس از مرحله 6 کلمه پررنگ و خط دار انتخاب نمی شود. دلیل آن این است که Word به اندازه کافی پررنگ از یک "رد صلاحیت" که قالب بندی دیگر مشابه نیست. با این حال، اگر کلمات شما از خط کشی ساده یا خط خطی ساده استفاده می کنند، این مراحل به سرعت و به راحتی کار خواهند کرد. (به‌علاوه، شما از داشتن خود کلمات در یک سند متفاوت بهره می‌برید که می‌توانید آنها را بیشتر تحلیل کنید.)
روش دیگر استفاده از ویژگی Find and Replace Word برای استخراج شمارش است. برای مثال، اگر می‌خواهید تعداد کلماتی که از طریق آنها زده شده است را بیابید، این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Find از کادر محاوره ای Find and Replace.
شکل 2. کادر محاوره ای Find Font.
- سندی را باز کنید که دارای کلمات قالب بندی شده ای است که می خواهید شمارش کنید.
- Ctrl+H را فشار دهید . Word تب Replace را در کادر گفتگوی Find and Replace نمایش می دهد.
- روی تب Find کلیک کنید.
- در صورت موجود بودن دکمه More را کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- روی Format | کلیک کنید فونت Word کادر محاوره ای Find Font را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- روی جعبه علامت گذاری کلیک کنید تا زمانی که علامت چک داشته باشد.
- برای بستن کادر محاوره ای Find Font روی OK کلیک کنید.
- تیک گزینه Use Wildcards را بزنید.
- در کادر Find What، عبارت زیر را وارد کنید: <[AZ,az]@>
- روی Reading Highlight | کلیک کنید همه را برجسته کنید. Word تمام کلماتی را که با مشخصات مطابقت دارند برجسته می کند و تعداد موارد مطابق را در کادر محاوره ای نمایش می دهد.
اگر از این رویکرد استفاده کنید، Word کار خوبی برای برجسته کردن کلمات جداگانه انجام می دهد. بنابراین، اگر متن "جان مسیر را برای حدود یک مایل دنبال کرد" دارید، این مراحل این را به عنوان 8 کلمه جداگانه می بینند و آن را در شمارش منعکس می کنند. دلیل آن به دلیل تطبیق الگوی است که در مرحله 9 مشخص کرده اید. این نشان می دهد که مطابقت باید در ابتدا و انتهای یک کلمه باشد.
الگوی جستجویی که در مرحله 9 مشخص می‌کنید فقط با کلماتی مطابقت دارد که دارای حروف بزرگ یا کوچک هستند. با کلماتی که شامل (شروع، وسط یا پایان) هیچ عددی هستند مطابقت نخواهد داشت. بنابراین، کلمه "CH2M" (بخش واقعی از نام شرکت) مطابقت در نظر گرفته نمی شود. اگر فکر می کنید ممکن است در برخی از کلمات خود اعداد داشته باشید، به جای آن از الگوی جستجوی <[AZ,az,0-9]@> در مرحله 9 استفاده کنید.
اگر تصمیم دارید از رویکرد Find and Replace استفاده کنید، باید مراحل را برای هر نوع قالب‌بندی که می‌خواهید پیدا کنید، تکرار کنید. در واقع، اگر می‌خواهید همه شمارش‌های خود را همزمان دریافت کنید، می‌توانید به سادگی مراحل 5 تا 10 را بارها و بارها تکرار کنید و هر بار در مرحله 6 گزینه قالب‌بندی متفاوتی را انتخاب کنید. (Word در واقع دارای دو تنظیمات خط‌مشی و 16 یا 16 است. بنابراین انواع مختلف خط کشی.)
در حالی که دو روش دریافت شمارش مورد بحث در این نکته بر شمارش کلمات خط‌دار یا خط‌دار تمرکز می‌کنند، از همان دو تکنیک می‌توان برای جستجوی هر نوع یا ترکیبی از قالب‌بندی مورد نظرتان استفاده کرد. آنها بسیار متنوع هستند.
