سبک های کپی کردن

Question

ماریا در مورد بهترین راه برای کپی سبک ها از یک سند به سند دیگر شگفت زده می شود.

سوال ساده ای به نظر می رسد، درست است؟ خوب، نه واقعا. ببینید، Word راه های مختلفی را ارائه می دهد که می توانید سبک ها را از یک سند به سند دیگر کپی کنید. اینکه کدام یک از این روش‌ها "بهترین" است، بستگی به این دارد که کدام یک را ساده‌ترین روش می‌دانید. با در نظر گرفتن این موضوع، می‌خواهم نگاهی به آن «چند راه» که ذکر کردم بیاندازم.

با استفاده از Copy and Paste

اگر فقط چند سبک برای کپی کردن از یک سند به سند دیگر دارید، یک راه آسان برای انجام آن استفاده از ابزارهای ویرایشی است که قبلاً با آنها آشنا هستید. فقط اسناد منبع و هدف خود را باز کنید و مطمئن شوید که هر دو به طور همزمان روی صفحه قابل مشاهده هستند. (احتمالاً می توانید این را بفهمید، اما سند منبع همانی است که می خواهید سبک ها را از آن کپی کنید و سند هدف همانی است که می خواهید آنها را روی آن کپی کنید.)

اکنون، یک پاراگراف را در سند منبع انتخاب کنید که قبلاً سبکی را که می‌خواهید کپی کنید، روی آن اعمال کرده‌اید. هنگام انتخاب پاراگراف، مطمئن شوید که نشانگر پایان پاراگراف را در انتهای پاراگراف قرار داده اید. (این ضروری است.) Ctrl+C را فشار دهید تا پاراگراف را در کلیپ بورد کپی کنید.

به سند مورد نظر بروید و نقطه درج را در جایی از سند قرار دهید که هیچ چیز را از قبل در سند خراب نکنید. (من اغلب به انتهای سند می پرم و چند بار Enter را فشار می دهم، سپس یک یا دو بار فلش رو به بالا را فشار می دهم.) حالا Ctrl+V را فشار دهید . محتویات کلیپ بورد - پاراگرافی که از سند منبع کپی کرده اید - در سند هدف جایگذاری می شود. Word همچنین استایل را در سند هدف قرار می دهد.

در این مرحله می‌توانید پاراگراف‌هایی را که چسبانده‌اید حذف کنید ( کلیدهای Ctrl+Z را فشار ندهید – در واقع باید پاراگراف را حذف کنید). حتی اگر آن را حذف کنید، سبک در سند باقی می ماند.

باید توجه داشته باشید که اگر سبک‌هایی که می‌خواهید کپی کنید، سبک‌های داخلی در Word باشند یا اگر سبکی که می‌خواهید کپی کنید از قبل در سند هدف وجود داشته باشد، استفاده از کپی و چسباندن رویکرد خوبی نیست. در این موارد، Word در واقع سبک را کپی نمی‌کند - متن چسبانده شده از سبکی که قبلاً در سند هدف تعریف شده است، استفاده می‌کند.

با استفاده از Format Painter

باور کنید یا نه، می‌توانید از Format Painter قدیمی (در برگه صفحه اصلی نوار) ​​برای کپی کردن سبک‌ها از یک سند به سند دیگر استفاده کنید. ایده اصلی این است که شما چیزی را که با سبک مورد نظر در سند منبع خود قالب بندی شده است انتخاب کنید، روی Format Painter کلیک کنید، به سند مورد نظر بروید و در نهایت روی متنی که می خواهید آن سبک را داشته باشد کلیک کنید.

مشکل اینجاست که این روش باید با دقت استفاده شود. می بینید، نحوه رفتار آن بستگی به قالب بندی شما دارد که می خواهید نقاشی کنید.

• اگر هر چیزی که در سند مبدأ انتخاب کرده اید از سبکی استفاده می کند که در سند هدف وجود ندارد، سبک مرتبط با آن انتخاب منبع در سند هدف کپی می شود. (سرد!)
• اگر هر چیزی که در سند مبدأ انتخاب کرده‌اید از سبکی استفاده می‌کند که قبلاً در سند هدف وجود دارد، قالب‌بندی متن مبدأ به هر آنچه در سند مقصد انتخاب می‌کنید کپی می‌شود، اما سبک به‌روزرسانی نمی‌شود. به عبارت دیگر، قالب بندی کپی شده و "نقاشی" می شود، اما سبک در هدف بدون تغییر باقی می ماند. (باحال نبود!)

نکته اصلی این است که شما باید با استفاده از این روش کاملاً محتاط باشید، در غیر این صورت به نتایجی که انتظار دارید نخواهید رسید.

ذخیره به عنوان یک الگو

در Word، یک الگو سندی است که در قالب خاصی ذخیره می شود و به عنوان الگوی اسناد جدید استفاده می شود. الگوها اغلب شامل سبک ها و گاهی اوقات ماکروهایی هستند که می خواهید در سند دیگری استفاده کنید. اگر می‌خواهید از تمام سبک‌های یک سند در سند دیگر استفاده کنید، می‌توانید از این مراحل کلی استفاده کنید:

شکل 1. کادر محاوره ای Templates and Add-ins.

1. از سند منبع خود یک کپی تهیه کنید. (شما این کار را به این دلیل انجام می دهید که نمی خواهید از احتمال خراب کردن نسخه اصلی خود استفاده کنید.)
2. کپی سند منبع را در Word باز کنید. (در حال حاضر نباید هیچ سند دیگری باز باشد.)
3. Ctrl+A را فشار دهید تا همه چیز در سند انتخاب شود.
4. کلید Delete را فشار دهید تا هر چیزی که انتخاب کرده اید حذف شود. (شما به متن نیاز ندارید، فقط به سبک ها اهمیت می دهید. سبک ها حتی پس از حذف متنی که ممکن است از آن سبک ها استفاده کند، در سند باقی می مانند.)
5. F12 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
6. با استفاده از فهرست Save As Type، بسته به اینکه فایل منبع شما حاوی ماکرو است یا خیر، Word Template یا Word Macro-Enabled Template را انتخاب کنید.
7. در قسمت File Name یک نام برای قالب خود وارد کنید. احتمالاً می خواهید که این نام با نام اصلی سند منبع شما متفاوت باشد.
8. روی دکمه Save کلیک کنید. اکنون قالب خود را ایجاد کرده اید.
9. سند هدف را باز کنید.
10. تب Developer روبان را نمایش دهید.
11. در گروه Templates روی ابزار Document Template کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Templates and Add-ins را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
12. بر روی دکمه Attach کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Attach Template را نمایش می دهد. (اگرچه نام آن متفاوت است، اما بسیار شبیه یک کادر گفتگوی Open استاندارد است.)
13. از کنترل های موجود در کادر محاوره ای برای مکان یابی و انتخاب الگویی که قبلاً در مرحله 8 ایجاد کرده اید استفاده کنید.
14. بر روی Open کلیک کنید. کادر محاوره ای Attach Template ناپدید می شود و نام قالبی که انتخاب کرده اید در کادر Document Template ظاهر می شود.
15. تیک گزینه Automatically Update Document Styles را انتخاب کنید تا مطمئن شوید که سبک های موجود در الگو بر روی سند شما اعمال می شوند.
16. روی OK کلیک کنید.

در این مرحله سند هدف اساساً از تمام سبک‌هایی استفاده می‌کند که در سند منبع شما وجود داشت. علاوه بر این، هر سبکی که در سند مبدأ بود اما در سند هدف استفاده نمی‌شود، برای استفاده‌های بعدی در سند هدف در دسترس است.

این رویکرد ممکن است در واقع برای برخی کمی افراطی به نظر برسد، اما اگر نیاز به استفاده از سبک‌های سند منبع خود با اسناد هدف مختلف دارید، می‌تواند راهی عالی برای ادامه کار باشد. (در این صورت، فقط باید مراحل 9 تا 16 را برای هر یک از اسناد هدف خود تکرار کنید.)

با استفاده از Organizer

Word ابزار مفیدی را ارائه می دهد که می توانید از آن برای کپی سبک ها یا ماکروها از یک سند به سند دیگر استفاده کنید. این ابزار که سازمان‌دهنده نام دارد، مدتی است که وجود داشته و چند بار در مورد اینکه چه کاری انجام خواهد داد، تغییر شکل داده است. یکی از مواردی که در تمام نسخه‌های ورد ثابت مانده است (حداقل تا کنون - شما هرگز نمی‌توانید واقعاً با مایکروسافت بگویید چه کاری انجام خواهند داد) توانایی آن در مدیریت سبک‌ها است.

چند راه برای نمایش Organizer وجود دارد. در اینجا یک راه وجود دارد:

در اینجا روش دیگری برای نمایش Organizer وجود دارد:

1. تب Home نوار را نمایش دهید.
2. روی نماد کوچک در پایین سمت راست گروه Styles کلیک کنید. Word پنجره وظیفه Styles را در سمت راست پنجره نمایش می دهد.
3. روی دکمه Manage Styles در پایین صفحه کار کلیک کنید. (این سومین دکمه از سه دکمه موجود است. نشانگر ماوس را روی دکمه ها قرار دهید و به راحتی می توانید دکمه Manage Styles را پیدا کنید.) Word کادر گفتگوی Manage Styles را نمایش می دهد.
4. روی دکمه Import/Export در پایین سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
5. تب Developer روبان را نمایش دهید.
6. در گروه Templates روی ابزار Document Template کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Templates and Add-ins را نمایش می دهد.
7. روی دکمه Organizer در پایین سمت چپ کادر گفتگو کلیک کنید.

مفهوم پشت Organizer این است که می توانید یک سند یا یک الگو را در سمت چپ و راست Organizer باز کنید و سپس سبک ها را بین این دو جابجا کنید. هنگامی که سازمان‌دهنده را برای اولین بار راه‌اندازی می‌کنید، متوجه می‌شوید که در سمت چپ کادر محاوره‌ای سندی است که هنگام راه‌اندازی سازمان‌دهنده روی آن کار می‌کردید و در سمت راست یک سند متفاوت وجود دارد - می‌تواند الگوی معمولی شما باشد یا این می تواند سند دیگری باشد که باز داشتید. (شکل 2 را ببینید.)

شکل 2. تب Styles از Organizer.

باید مطمئن شوید که سند یا الگوی منبع شما (الگوی که می‌خواهید سبک‌ها را از آن کپی کنید) در سمت چپ باز است و سند یا الگوی مورد نظر (الگوی که می‌خواهید سبک‌ها را روی آن کپی کنید در سمت راست باز است. اگر اینطور نیست، می‌توانید روی دکمه بستن مناسب کلیک کنید و سپس روی دکمه Open کلیک کنید تا منبع یا هدف مورد نظر را پیدا کرده و باز کنید.

با سند مبدأ در سمت چپ و سند هدف در سمت راست، سبک‌هایی را که می‌خواهید از سند مبدأ کپی کنید، پیدا کنید و مجموعه‌ای از آن سبک‌ها را بسازید. این کار را با کلیک بر روی اولین سبک و سپس نگه داشتن کلید Ctrl در حالی که روی استایل های دیگر کلیک می کنید انجام می دهید.

در این مرحله دکمه کپی (بین سمت چپ و راست کادر محاوره ای) باید به سمت راست "اشاره" باشد، جایی که سند مورد نظر شما در آن قرار دارد. روی دکمه کلیک کنید و سبک های موجود در مجموعه انتخابی شما به هدف کپی می شوند. ممکن است از شما بپرسند که آیا واقعاً می خواهید برخی از سبک ها را کپی کنید (به عنوان مثال، هر سبک داخلی که انتخاب کرده اید)، اما سبک ها در هدف کپی می شوند.

پس از اتمام کپی کردن تمام سبک هایی که می خواهید کپی کنید، می توانید Organizer را ببندید.

استفاده از ماکرو

در صورت تمایل می توانید از یک ماکرو نیز برای کپی سبک ها از یک سند به سند دیگر استفاده کنید. زمانی که سبک های زیادی برای کپی دارید یا می خواهید فقط سبک هایی را کپی کنید که نام سبک ها با یک الگوی خاص مطابقت دارند، این یک رویکرد خوب است.

به عنوان مثال، بیایید بگوییم که شما یک سری سبک دارید که برای استفاده در شرکت خود ایجاد کرده اید. نام هر یک از این سبک ها با متن "ABCorp" شروع می شود، به طوری که شما دارای سبک هایی مانند "ABCorp Body"، "ABCorp Indent" و غیره هستید. می توانید از یک ماکرو مانند زیر برای کپی کردن استفاده کنید:

Sub CopyStyles() Dim sSourceText As String Dim sTargetText As String Dim dSource As Document Dim dTarget As Document Dim d As Document Dim s As Style Dim sTemp As String Dim J As Integer sSourceText = InputBox("Source document?") sTargetText = InputBox("Target document?") For Each d In Documents If d.Name = sSourceText Then Set dSource = d ElseIf d.Name = sTargetText Then Set dTarget = d End If Next d sTemp = "" J = 0 If dSource Is Nothing Then sTemp = "Source document doesnt exist. No action." End If If dTarget Is Nothing Then sTemp = "Target document doesnt exist. No action." End If If sTemp = "" Then On Error Resume Next For Each s In dSource.Styles If s.Type = wdStyleTypeParagraph And Left(s.NameLocal, 6) = "ABCorp" Then Application.OrganizerCopy Source:=dSource.FullName, _ Destination:=dTarget.FullName, Name:=s.NameLocal, _ Object:=wdOrganizerObjectStyles J = J + 1 End If Next s sTemp = "Copied " & J & " styles to " & sTargetText End If MsgBox sTemp End Sub

برای اجرای ماکرو، هم منبع و هم هدف باید از قبل باز باشند. اگر نام هر یک از اسناد را به درستی وارد کنید (به یاد داشته باشید که پسوند نام فایل، مانند "MyDoc.docx" را اضافه کنید)، ماکرو تعداد سبک های کپی شده را برمی گرداند. در غیر این صورت، به شما امکان می دهد از هرگونه خطا در مکان یابی اسناد منبع یا مقصد مطلع شوید.