مری آن به عنوان یک ویرایشگر آکادمیک کار می کند، به این معنی که او باید با سبک های خاص و دقیق برای قالب بندی مطابقت داشته باشد. در اسناد دانشگاهی که او روی آنها کار می کند، وقتی بخشی از نقل قول حذف می شود، باید یک بیضی درج شود. بیشتر سبک‌های آکادمیک یک بیضی از سه نقطه را دیکته می‌کنند که هر کدام با یک فاصله از هم جدا می‌شوند، با یک فاصله قبل و یک فاصله بعد از نقطه سوم. اگر یک جمله کامل از نقل قول حذف شده باشد، چهار نقطه وجود خواهد داشت که هر یک با فاصله از هم جدا می شوند، اما قبل از چهارمین فاصله وجود ندارد. مری آن دوست دارد همه بیضی ها را در یک خط نگه دارد، اما به دلیل فاصله ها، Word آنها را روی دو خط پخش می کند. کاراکتر بیضی پیش‌فرض ورد بیش از دو خط شکسته نمی‌شود، اما نمی‌تواند از آن استفاده کند زیرا بین نقطه‌ها فاصله ندارد.
چندین راه حل وجود دارد که می توانید برای این مشکل استفاده کنید و یکی از آنها بستگی به این دارد که با چه چیزی راحت هستید. همه راه حل ها یک چیز مشترک دارند: ایجاد رشته ای از کاراکترها که نشان دهنده چیزی است که می خواهید برای بیضی ها استفاده کنید. این شامل تعداد معینی از دوره‌ها است که با فاصله‌های بدون شکست از هم جدا شده‌اند.
در مورد بیضی‌های سه نقطه‌ای، رشته شامل یک فضای بدون گسست، نقطه، فضای بدون گسست، نقطه، فاصله بدون گسست، نقطه و یک فاصله است. به یاد داشته باشید که تنها فضایی که نشکن نیست، فضای پایانی است. این به Word اجازه می دهد تا یک خط را بعد از بیضی ها بشکند، اما نه قبل از آن.
در مورد بیضی های چهار نقطه، رشته شامل یک نقطه، فضای بدون گسست، نقطه، فضای بدون گسست، نقطه، فضای بدون گسست، نقطه، فاصله است. باز هم، تنها فضایی که نشکن نیست، فضای آخر است. علاوه بر این، رشته با نقطه شروع می‌شود، نه با فاصله غیرقطعی.
واریانس در راه حل ها به نحوه استفاده شما از رشته های بیضی مربوط می شود. می توانید انتخاب کنید که از تصحیح خودکار استفاده کنید، از یک Building Block یا ایجاد یک ماکرو استفاده کنید. روشی که انتخاب می کنید بستگی به نحوه نوشتن و ویرایش شما دارد.
بسیاری از مردم روش تصحیح خودکار را انتخاب می کنند زیرا این روشی است که قبلاً توسط مایکروسافت برای بیضی های تک نویسه ای استفاده می شود که مری آن آن را قابل قبول نمی داند. در اینجا مراحلی وجود دارد که باید دنبال کنید:
شکل 1. تب AutoCorrect از کادر محاوره ای AutoCorrect.
- در یک سند، رشته متن سه بیضی که قبلا توضیح داده شد ایجاد کنید. برای فضاهای بدون شکست، به سادگی Ctrl+Shift+Space Bar را فشار دهید .
- هفت کاراکتر تشکیل دهنده رشته متن را انتخاب کنید و Ctrl+C را فشار دهید . این آنها را در کلیپ بورد کپی می کند.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Proofing در سمت چپ صفحه کلیک کنید.
- روی AutoCorrect Options کلیک کنید. Word تب AutoCorrect را در کادر محاوره ای AutoCorrect نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست ورودی های تصحیح خودکار، ورودی را که دارای سه نقطه در ستون سمت چپ است، پیدا کرده و انتخاب کنید. ورودی AutoCorrect باید در کادرهای Replace و With به سمت بالا حرکت کند.
- محتویات کادر With (نماد بیضی های تک نویسه) را انتخاب کنید و Ctrl+V را فشار دهید . این رشته متن بیضی شما را در کادر With قرار می دهد.
- روی Replace کلیک کنید. Word از شما می پرسد که آیا مطمئن هستید که می خواهید ورودی را با اطلاعات جدید جایگزین کنید، که باید به آن پاسخ مثبت دهید.
اکنون جایگزینی برای بیضی های استاندارد سه نقطه ای دارید. وقتی سه نقطه را پشت سر هم تایپ می کنید، آن نقطه ها با رشته متنی بیضی ها، همانطور که می خواهید جایگزین می شوند.
با این حال، این یک مشکل برای بیضی های چهار نقطه ای ایجاد می کند. اگر یک ورودی تصحیح خودکار ایجاد کنید که چهار نقطه را با رشته متنی بیضی مورد نظر جایگزین کند، هرگز توسط Word استفاده نخواهد شد. دلیل آن ساده است – وقتی سه نقطه را تایپ می‌کنید، آن متن به‌طور خودکار با رشته بیضی سه نقطه‌ای جایگزین می‌شود، بنابراین هرگز واقعاً فرصتی ندارید که چهار نقطه برای جایگزینی در نظر بگیرید.
راه حل این است که متن "Replace" را به متن دیگری تغییر دهید که برای هر یک از رشته های بیضی شما منحصر به فرد است. به عنوان مثال، می توانید سه نقطه را با رشته سه نقطه و نقطه-فضا-دوره با رشته چهار نقطه جایگزین کنید. البته اشکال این است که باید به یاد داشته باشید که متن "محرک" چیست تا نوع بیضی های مورد نظر خود را بدست آورید.
اگر از روش Building Block برای اضافه کردن بیضی ها استفاده کنید، این اشکال نیز وجود دارد. با این وجود، برخی از افراد Building Blocks را به جای AutoCorrect ترجیح می دهند. ترفند این است که به سادگی متنی ارائه کنید که به عنوان یادداشتی برای بلوک ساختمان شما عمل کند. به عنوان مثال، فرض کنید می خواهید از کاراکترهای "ell3" به عنوان یادگاری خود برای ورودی Block Block استفاده کنید تا با رشته بیضی سه نقطه ای جایگزین شود. برای تنظیم آن باید این مراحل را دنبال کنید:
شکل 2. کادر محاوره ای Create New Building Block.
- در یک سند، رشته متن سه بیضی که قبلا توضیح داده شد ایجاد کنید. برای فضاهای بدون شکست، به سادگی Ctrl+Shift+Space Bar را فشار دهید .
- هفت کاراکتر تشکیل دهنده رشته متن را انتخاب کنید.
- Alt+F3 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Create New Building Block را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- محتویات فیلد Name را با یادداشتی که می خواهید استفاده کنید جایگزین کنید ( ell3 ).
- از لیست کشویی گالری برای انتخاب AutoText استفاده کنید.
- روی OK کلیک کنید.
- مراحل 1 تا 6 را تکرار کنید اما با استفاده از رشته متن چهار بیضی (مرحله 1) و یادداشت ell4 (مرحله 4).
برای اینکه بعداً از ورودی بلوک ساختمان به شیوه ای معقول استفاده کنید، باید این مراحل را دنبال کنید:
شکل 3. کادر محاوره ای Building Blocks Organizer.
- نقطه درج را در جایی قرار دهید که می خواهید بیضی ها ظاهر شوند.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی Quick Parts در گروه Text کلیک کنید، سپس Building Blocks Organizer را از لیست کشویی انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Building Blocks Organizer را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
- از لیست بلوک های ساختمانی موجود، ورودی های ell3 یا ell4 را که قبلا ایجاد کرده اید انتخاب کنید.
- روی Insert کلیک کنید تا بیضی ها را به سند خود اضافه کنید و کادر محاوره ای را رد کنید.
روش نهایی برای دریافت متن بیضی که می خواهید، ایجاد یک ماکرو است که تایپ را برای شما انجام می دهد. می توانید ایجاد متن بیضی را ضبط کنید و سپس یک کلید میانبر به ماکرو اختصاص دهید. (نحوه ضبط ماکروها و اختصاص کلیدهای میانبر در موارد دیگر توضیح داده شده است
.) سپس، هنگامی که می خواهید بیضی ها را وارد کنید، به سادگی کلید میانبر را فراخوانی می کنید و اجازه می دهید ماکرو بقیه موارد را انجام دهد.
