ملیسا سندی دارد که با صفحه عنوان شروع می شود. او می خواهد صفحاتی که با 1 شروع می شوند، شماره گذاری شوند، اما این در واقع صفحه دوم سند است. (صفحه عنوان در تعداد صفحات شمارش نمی شود.) او شماره صفحه را برای شروع صحیح برای صفحه اول خود دریافت کرد، اما فوتر او اکنون می گوید: "صفحه 1 از 80"، "صفحه 2 از 80،" و غیره. باید فقط 79 صفحه را نشان دهد، دوباره به دلیل صفحه عنوان. ملیسا تعجب می کند که چگونه می تواند تعداد کل صفحات را همانطور که در پاورقی نشان داده شده است به درستی دریافت کند.
نوع شماره صفحاتی که ملیسا با آنها کار می کند به طور کلی شماره صفحه "X of Y" نامیده می شود. X نشان دهنده اعداد صفحه فعلی است، در حالی که Y نشان دهنده کل است. شما معمولاً این نوع شماره صفحه را به یکی از دو روش می سازید. ابتدا با استفاده از کدهای فیلد می توانید شماره صفحات خود را به این روش ایجاد کنید. با فرض اینکه قبلاً می دانید چگونه کدهای فیلد را به سند خود اضافه کنید، کد تمام شده چیزی شبیه به این خواهد بود:
Page { PAGE } of { NUMPAGES }
پس از جمع شدن، اولین کد فیلد شماره صفحه فعلی و دومی تعداد کل صفحات سند را نمایش می دهد. این ما را به راه دوم برای درج شماره صفحات "X از Y" می رساند — با استفاده از قالب های شماره صفحه از پیش تعریف شده در Word.
اینها را با استفاده از ابزار Page Number که می‌تواند در زبانه‌های روبانی مختلف ظاهر شود، وارد کنید. (به ویژه در زبانه Insert روبان، در گروه Header & Footer، و اگر در یک هدر یا پاورقی کار می کنید، در زبانه Design نوار، در گروه Header & Footer ظاهر می شود.) انتخاب های ارائه شده توسط ابزار Page Number شامل یک گروه صفحه X از Y است که راه های مختلفی برای درج شماره صفحه فرمت شده ارائه می دهد. وقتی یکی از این انتخاب ها را انجام می دهید، نتیجه یک فیلد شبیه به زیر است:
Page { PAGE * Arabic * MERGEFORMAT } of { NUMPAGES * Arabic * MERGEFORMAT }
این کد فیلد بسیار طولانی تر از کد دست ساز ارائه شده قبلی به نظر می رسد، اما اساساً یکسان است. فقط چند سوئیچ برای هر یک از کدهای فیلد اضافه شده است.
صفحه‌آرایی ملیسا به احتمال زیاد شامل یک فاصله بین صفحه عنوان و اولین صفحه واقعی سند است. این فرض مناسب به نظر می‌رسد زیرا ملیسا نشان داده است که می‌تواند اساساً شماره‌های صفحه را در صفحه عنوان پنهان کند (پنهان کند) و اولین صفحه واقعی با صفحه 1 شروع می شود. مشکل این است که کدهای فیلد از فیلد NUMPAGES استفاده می کنند تا نوع مورد نظر "X از Y" شماره صفحات را بدست آورند. اگر سند شما فقط دو بخش در آن دارد (یکی برای صفحه عنوان و دیگری برای بقیه سند) به سادگی می توانید فیلد NUMPAGES را به قسمت SECTIONPAGES تغییر دهید.این فیلد به جای تعداد کل صفحات سند، تعداد کل صفحات در بخش (بدنه اصلی سند) را برمی گرداند. کد فیلد شما اساساً به شکل زیر است:
Page { PAGE } of { SECTIONPAGES }
شما می توانید به سادگی با قرار دادن نشانگر درج در فوتر، در کنار شماره صفحه و فشار دادن Alt+F9، تغییر را ایجاد کنید. به جای نتایج کد فیلد، همه کدهای فیلد در سند را نمایش می دهد. فقط کافی است تغییر را در قسمت دوم انجام دهید و حروف "NUM" را با "SECTION" جایگزین کنید. دوباره Alt+F9 را فشار دهید، شماره صفحه شما باید درست باشد و صفحه 1 از 79 را نشان می دهد.
با این حال، اگر بیش از یک بخش شکست در سند خود داشته باشید، این رویکرد کار نخواهد کرد. در این صورت شما باید به سادگی تغییر کمی پیچیده تر در کدهای فیلد استفاده شده برای شماره صفحه ایجاد کنید. این مراحل را دنبال کنید:
{ = { NUMPAGES } - 1 }
- نقطه درج را درست قبل از شماره صفحه Y قرار دهید. در این مرحله احتمالاً فیلد به طور خودکار توسط Word برجسته می شود.
- قسمت شماره صفحه Y را حذف کنید.
- Ctrl+F9 را فشار دهید . Word یک مجموعه خالی از پرانتزهای کد فیلد را وارد می کند.
- علامت مساوی و فاصله را تایپ کنید.
- دوباره Ctrl+F9 را فشار دهید . Word مجموعه خالی دیگری از پرانتزهای کد فیلد را درج می کند.
- NUMPAGES و یک فاصله را تایپ کنید.
- نقطه درج را درست بین دو بریس سمت راست نهایی قرار دهید.
- یک علامت منفی و یک را تایپ کنید. کد فیلد شما برای شماره صفحه Y اکنون باید بسیار شبیه به این باشد:
- Shift+F9 را فشار دهید تا فیلدها جمع شوند.
این روش کار می کند زیرا شما در حال کم کردن 1 (طول صفحه عنوان) از تعداد کل صفحات سند هستید. بنابراین، شما با صفحه 1 از 79 مواجه می شوید.
اگر می‌خواهید سند را اصلاح کنید و بدانید که طول بدنه اصلی شما در طول زمان تغییر می‌کند، دو رویکردی که تاکنون مورد بحث قرار گرفت، عالی عمل می‌کنند. اگر این فرض درست نیست - اگر سند شما ثابت است و هرگز کمتر یا بیشتر از 79 صفحه نخواهد داشت - می‌توانید کد فیلد را نادیده بگیرید و به سادگی یک شمارش صفحه ثابت برای شماره صفحه Y تایپ کنید. (فقط مطمئن شوید که ابتدا کد فیلد شماره صفحه Y را حذف کرده اید.)
