راس با اسنادی کار می کند که نیاز به ایجاد جدول اختیارات دارند. در تهیه جدول اختیارات، همانطور که هر نقل قول را در سند خود با استفاده از Alt+Shift+I علامت گذاری می کنید.، Word کد فیلد TA حاصل را در انتهای نقل قول درج می کند نه در ابتدا. از آنجایی که مکان هر کد فیلد TA تعیین کننده شماره صفحه ای است که در جدول مقامات ظاهر می شود، هر نقل قولی که از یک صفحه شروع می شود و در صفحه بعدی به پایان می رسد دارای شماره صفحه دوم در جدول است. راس خاطرنشان می کند که این نادرست است، زیرا شماره صفحه ای که نقل قول شروع می شود، شماره صفحه ای است که باید در TOA ظاهر شود. او هر کد فیلد TA را به صورت دستی به ابتدای هر نقل قول منتقل می کند، اما خوب است که مجبور به انجام این کار نباشید. راس متعجب است که آیا راهی وجود دارد که به Word بگوییم که کدهای فیلد TA را همانطور که علامت گذاری شده اند در ابتدای نقل قول ها قرار دهد.
در واقع، Word باید بیشتر از ارجاع به شماره صفحه که فیلد TA در آن قرار دارد، انجام دهد. اگر متن کامل نقل قول را قبل از افزودن فیلد TA با استفاده از Alt+Shift+I انتخاب کنید ، در صورتی که نقل قول در دو صفحه شکسته شود، جدول مقامات باید به محدوده صفحه ارجاع دهد. به عبارت دیگر، اگر نقل قول از مرز بین صفحات 14 و 15 باشد، باید چیزی شبیه 14-15 بگوید.
اگر ترجیح می دهید به سادگی شماره صفحه ابتدایی را داشته باشید، چند چیز وجود دارد که می توانید امتحان کنید. ابتدا، می توانید نحوه اضافه کردن فیلد TA را به نقل قول های خود تغییر دهید. به جای استفاده از Alt+Shift+I ، فیلد TA خود را در جایی که می خواهید قرار دهید. به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که شما یک فیلد TA درست در ابتدای نقل قول تنظیم کرده اید. فیلد را انتخاب کنید و آن را در کلیپ بورد کپی کنید (Ctrl +C ). اکنون، نقطه درج را در ابتدای قسمت بعدی قرار دهید. نمونه ای از این نقل قول را فشار دهید و Ctrl+V را فشار دهید تا فیلد را در محل مناسب قرار دهید.فشردن Ctrl+V به آسانی فشار دادن Alt+Shift+I است و در نهایت فیلد TA را در محل مناسب خواهید داشت.
چیز دیگری که می توانید امتحان کنید مربوط به قالب بندی پاراگراف است. اگر پاراگراف‌های سند شما خیلی طولانی نیستند، می‌توانید قالب‌بندی سبک مورد استفاده برای پاراگراف‌ها را طوری تنظیم کنید که پاراگراف در بین صفحات منقار نداشته باشد. (شما می‌خواهید ویژگی Keep Lines Together را برای سبک تنظیم کنید.) در به این ترتیب، هیچ پاراگراف از مرز یک صفحه عبور نخواهد کرد و شما همیشه فیلدهای TA خود را در صفحه مناسب خواهید داشت.
همچنین ممکن است متوجه شده باشید که یکی از سوئیچ های اختیاری برای فیلد TA، سوئیچ
است. این سوئیچ باعث می شود که فیلد به نشانک به عنوان منبع شماره صفحه مورد استفاده ارجاع دهد. می توانید از این سوئیچ
به عنوان یک راه حل بالقوه استفاده کنید، اما مراحلی که طی می کنید ممکن است به اندازه حرکت دستی فیلد TA دردناک باشد. چگونه از سوئیچ
استفاده می کنید؟ اگر یک نشانک را در ابتدای نقل قول قرار دهید، می توانید به نشانک در سوئیچ
ارجاع دهید. نتیجه این است که صرف نظر از اینکه فیلد TA از نظر فیزیکی در کجا قرار دارد، همیشه به مکان نشانک برای شماره صفحه اشاره می کند و آن نشانک در ابتدای نقل قول است.
البته چیزی که این رویکرد را دردناک می کند این است که سوئیچ
باید به صورت دستی به فیلد TA اضافه شود و شما باید نشانکی را که سوئیچ به آن ارجاع می دهد اضافه کنید. (ببینید - من به شما گفتم که این می تواند دردناک باشد.)
