پیش‌نمایش چاپ به شما این امکان را می‌دهد که قبل از چاپ سندتان دقیقاً شبیه به چه شکلی است. این باعث صرفه جویی در زمان و کاغذ می شود. نحوه عملکرد پیش‌نمایش چاپ به نسخه Word که استفاده می‌کنید بستگی دارد.
هنگامی که پیش‌نمایش چاپ را در Word 2007 نمایش می‌دهید، در بالای صفحه، در گروه Zoom، دکمه‌های یک صفحه و دو صفحه را مشاهده خواهید کرد. از هر یک از اینها می توان برای نمایش تعداد مشخص شده صفحات استفاده کرد. اگر می خواهید تعداد صفحات بیشتری نمایش داده شود، روی دکمه Zoom و سپس روی گزینه Many Pages کلیک کنید.
اگر روی دکمه Many Pages کلیک کنید، نمایشگر تغییر می کند تا بیش از یک صفحه از سند شما را در یک زمان نشان دهد. هنگامی که برای اولین بار روی ابزار کلیک می کنید، می توانید چندین صفحه را برای مشاهده انتخاب کنید. هرچه صفحات بیشتری را برای مشاهده انتخاب کنید، هر صفحه جداگانه کوچکتر روی صفحه ظاهر می شود.
اگر می خواهید بیش از شش صفحه را در پیش نمایش خود انتخاب کنید، روی دکمه Many Pages کلیک کنید، سپس روی یکی از صفحات نشان داده شده در قسمت کشویی کلیک کنید و نگه دارید. ماوس را به سمت راست و پایین بکشید و می توانید تعداد بیشتری از صفحات را انتخاب کنید. همانطور که ماوس را می کشید، می توانید تعداد صفحات (تقسیم شده به سطرها و ستون ها) را که در پایین ناحیه انتخابگر صفحه شمارش شده است مشاهده کنید. می توانید حداکثر 7 × 13 صفحه (هفت ردیف از سیزده صفحه در هر ردیف) را انتخاب کنید که به طور همزمان 91 صفحه روی صفحه است. هنگامی که تعدادی از صفحات مورد نظر خود را انتخاب کردید، به سادگی دکمه ماوس را رها کنید.
اگر دوباره می‌خواهید فقط یک صفحه پیش‌نمایش چاپ را نمایش دهید، روی دکمه یک صفحه کلیک کنید و نمایش شما به حالت عادی باز می‌گردد.
اگر از Word 2010 استفاده می کنید، اساساً می توانید همه چیز را تا این مرحله نادیده بگیرید. در Word 2010 هیچ دستور ذاتی چاپ پیش نمایش وجود ندارد. در عوض، هنگام نمایش گزینه های چاپ، می توانید نمایشی از سند خود را مشاهده کنید (مثلاً مانند پیش نمایش چاپ). برای نمایش این گزینه ها کافیست Ctrl+P را فشار دهید. در سمت راست گزینه های چاپ، نمایانگر Word از شکل ظاهری سند شما هنگام چاپ است. اگر می خواهید چندین صفحه را ببینید، تنظیمات را روی کنترل زوم در پایین سمت راست صفحه تنظیم کنید. کنترل Zoom را به سمت چپ بکشید، و Word هر صفحه را کوچک می کند و تعداد بیشتری از آنها را روی صفحه قرار می دهد. آن را به سمت راست بکشید و برعکس اتفاق می افتد. اگر می خواهید به صفحه نمایش تک صفحه ای بازگردید، روی ابزار Zoom to Page که در گوشه سمت راست پایین، درست در سمت راست کنترل Zoom است، کلیک کنید.
