کاترین با مشکلی در ارتباط با ویژگی Words Track Changes مواجه است. به نظر می رسد زمانی که یک سند تغییرات را ردیابی کرده است و این تغییرات در نهایت همه پذیرفته می شوند، واقعاً از بین نمی روند. در مرحله آخر، او نمای سند را به "نهایی" تغییر می‌دهد و آن را ذخیره می‌کند، اما وقتی سند بعدی باز شد، به "نهایی نمایش نشانه‌گذاری" بازگشته است - و همه تغییرات دوباره برمی‌گردند.
در اینجا روشی است که Track Changes قرار است در Word کار کند. وقتی آن را روشن می کنید، هر ویرایشی که انجام می دهید در سند به عنوان "نشانه گذاری" یادداشت می شود. این نشانه گذاری قرار است روی صفحه قابل مشاهده باشد، مشروط بر اینکه سند را به عنوان "نمایش نهایی نشانه گذاری" مشاهده کنید. می‌توانید نشانه‌گذاری را به‌طور موقت پنهان کنید (نما را به «نهایی» تغییر دهید)، یا می‌توانید با رفع تغییرات از شر نشانه‌گذاری خلاص شوید (آنها را بپذیرید یا رد کنید). اگر همه تغییرات حل شوند، نباید بین دو نما تفاوتی وجود داشته باشد ("Final Showing Markup" و "Final") زیرا دیگر هیچ نشانه گذاری برای نمایش وجود ندارد.
با این درک، اگر یک سند را مرور کنید و همه تغییرات را حل کنید، نیازی به تغییر نمای به "نهایی" وجود ندارد زیرا تنها دلیل استفاده از آن نمای، پنهان کردن موقت تغییرات است. با این حال، هیچ تغییری باقی نمانده است زیرا شما همه آنها را حل کرده اید. تنها دلیل تغییر نما به "نهایی" این است که تمام تغییرات را حل نکرده باشید.
بنابراین، در مورد کاترین دو احتمال وجود دارد. اگر تغییرات واقعاً حل نشده باشند (به صورت فردی یا جمعی پذیرفته یا رد شده باشند)، پس مشکل به تغییر نمای از "نهایی" به "نهایی نشان‌گذاری نشانه‌گذاری" مربوط می‌شود. اگر این مشکل است، پس احتمالاً یک راه حل ساده است. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های حریم خصوصی کادر محاوره ای مرکز امنیت.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی گزینه Trust Center در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
- روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Trust Center را نمایش می دهد.
- روی گزینه‌های حریم خصوصی در سمت چپ کادر محاوره‌ای کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- کادر تیک Make Hidden Markup Visible when Opening or Saving را پاک کنید.
- روی OK کلیک کنید.
احتمالاً ناگفته نماند که در حالی که می توانید گزینه های حریم خصوصی را در سیستم خود تغییر دهید، نمی توانید آنها را در سیستم شخص دیگری تغییر دهید. بنابراین، اگر سند شما دارای نشانه گذاری مخفی باشد، ارسال سند به شخص دیگری باعث می شود که وقتی آن را در سیستم خود باز می کنند، آن نشانه گذاری قابل مشاهده باشد. (البته با فرض اینکه آنها تغییری مشابه در تنظیمات حریم خصوصی خود ایجاد نکرده باشند.)
احتمال دوم در مورد کاترین این است که تغییرات واقعاً برطرف شده است، اما سند توسط نسخه قدیمی‌تری از سند بازنویسی می‌شود. این می تواند در یک محیط شبکه ای اتفاق بیفتد - شاید دو نفر کپی هایی از سند داشته باشند و اساساً همزمان روی آنها کار می کنند. یک نفر ویرایش کپی خود را تمام می کند، تمام تغییرات را حل می کند و سپس آن را در یک درایو شبکه برای استفاده بقیه دفتر قرار می دهد. نفر دوم روی کپی خود کار می کند اما همه تغییرات را حل نمی کند. پس از اتمام (با تغییرات حل نشده)، سند در درایو شبکه کپی می‌شود و کپی «بیشتر انجام شده» که قبلاً در آنجا ذخیره شده بود، بازنویسی می‌شود.
اگر این چیزی است که اتفاق می افتد، راه حل این است که مطمئن شوید که هر شخص قبل از کپی کردن کپی خود در درایو شبکه، از یک نام سند جدید استفاده می کند. با این کار از هرگونه رونویسی که ممکن است رخ دهد جلوگیری می کند.
