ویکاس سندی دارد که افراد زیادی در دفتر او روی آن کار می کنند. نویسنده اصلی سند Track Changes را روشن می کند و سپس سند را برای دیگران ارسال می کند. متأسفانه، این امکان برای افراد دیگر وجود دارد که Track Changes را غیرفعال کنند یا تغییرات انجام شده توسط دیگران را که قبلاً روی سند کار کرده‌اند بپذیرند/رد کنند. Vikas متعجب است که آیا راهی وجود دارد که Track Changes را بتوان قفل کرد تا فقط نویسنده اصلی بتواند آن را خاموش کند و راهی که فقط نویسنده اصلی بتواند تغییرات را بپذیرد/رد کند.
از نظر تئوری راهی وجود دارد. کاری که باید انجام دهید این است که از سند محافظت کنید تا فقط تغییرات ردیابی شده توسط ویرایشگرهای دیگر انجام شود. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
شکل 1. کادر محاوره ای Start Enforcing Protection.
- تب Review روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Protect Document در گروه Protect کلیک کنید. Word پنجره Protect Document را در سمت راست سند شما نمایش می دهد.
- در بخش محدودیت‌های ویرایش پنجره، کادر تأیید فقط این نوع ویرایش در سند مجاز باشد را انتخاب کنید. Word لیست کشویی را در زیر چک باکس فعال می کند.
- با استفاده از لیست کشویی، تغییرات پیگیری شده را انتخاب کنید.
- روی Yes, Start Enforcing Protection کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Start Enforcing Protection را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- یک رمز عبور (دو بار) در کادر محاوره ای وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید.
- فایل را به صورت عادی ذخیره کنید.
با وجود این محافظت، افراد می توانند سند شما را با نمایش تغییرات به عنوان ویرایش های عادی Track Changes مشاهده و ویرایش کنند. علاوه بر این، هیچ کس نمی تواند بدون دانستن رمز عبور اصلی مورد استفاده برای محافظت از سند، تغییرات را بپذیرد یا رد کند.
البته یک اخطار بزرگ برای همه اینها وجود دارد، و هر زمان که مردم شروع به صحبت در مورد محافظت کنند، تکرار می شود. در Word، حفاظت از اسناد فقط برای کسانی محافظت می کند که تصمیم دارند "خوب بازی کنند". راه‌هایی برای محافظت وجود دارد - قابل توجه‌ترین آنها این است که یک ویرایشگر می‌تواند به سادگی تمام متن را از سند ویرایش شده در یک سند جدید کپی کند و شروع به انتقال آن سند جدید به عنوان سند اصلی کند. متأسفانه هیچ راهی برای دور زدن چنین رفتاری با اسناد Word وجود ندارد.
