Word شامل یک ویژگی است که به شما امکان می دهد ببینید چه تغییراتی در یک سند ایجاد شده است. این تغییرات، معروف به
markup
، عمدتاً با استفاده از ویژگی Track Changes Word ایجاد می شوند. برای روشن کردن Track Changes، تنها کاری که باید انجام دهید این است که برگه Review روبان را نمایش دهید. در گروه Tracking، روی ابزار Track Changes کلیک کنید.
از این نقطه، همانطور که در سند خود تغییراتی ایجاد می کنید، تغییرات شما با استفاده از علائمی که بسیار شبیه به موارد استفاده دستی توسط ویراستاران برای سال ها هستند، روی صفحه نمایش داده می شوند. ماهیت نشانه گذاری (بسته به اینکه از کدام نسخه ورد استفاده می کنید) این است که متن اضافه شده به صورت زیرخط دار نشان داده می شود و متن حذف شده با خط خطی که در متن کشیده شده است نمایش داده می شود. نظرات اضافه شده یا متنی که تغییر قالب داشته است در سمت راست سند در عناصری به نام "بالون" نشان داده می شود.
در صورت تمایل، می توانید نحوه نشان دادن نشانه گذاری Word را تغییر دهید. اگر از Word 2007 یا Word 2010 استفاده می کنید، برای مشخص کردن نحوه یادداشت ویرایش ها، این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر گفتگوی Track Changes Options.
- اطمینان حاصل کنید که تب Review از روبان نمایش داده می شود.
- در گروه Tracking، روی فلش رو به پایین درست در زیر ابزار Track Changes کلیک کنید.
- تغییر گزینه های ردیابی را انتخاب کنید. Word کادر گفتگوی Track Changes Options را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در کادر محاوره‌ای، از کنترل‌ها برای نشان دادن نحوه یادداشت اضافه‌ها و حذف‌های سند استفاده کنید.
- پس از اتمام، بر روی OK کلیک کنید.
اگر از Word 2013 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، مراحل کمی متفاوت است. بزرگترین تفاوت در نحوه نمایش کادر محاوره ای صحیح برای ایجاد تغییرات است.
شکل 2. کادر گفتگوی Track Changes Options.
- اطمینان حاصل کنید که تب Review از روبان نمایش داده می شود.
- روی نماد کوچک در گوشه سمت راست پایین گروه Tracking کلیک کنید. Word کادر گفتگوی Track Changes Options را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- روی گزینه های پیشرفته کلیک کنید. Word کادر گفتگوی Advanced Track Changes Options را نمایش می دهد که تقریباً شبیه کادر گفتگوی Track Changes Options در نسخه های قبلی Word است.
- در کادر محاوره‌ای، از کنترل‌ها برای نشان دادن نحوه یادداشت اضافه‌ها و حذف‌های سند استفاده کنید.
- پس از اتمام، روی دکمه OK کلیک کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Track Changes Options حذف شود.
پس از انجام تغییرات در سند، یا اگر سندی را از شخص دیگری دریافت کردید که علامت گذاری شده است، باید فرآیند بررسی هر ویرایش را طی کنید و تصمیم بگیرید که آیا آن را نگه دارید یا بیرون بیاورید. این کار با جستجوی تغییرات و سپس تصمیم گیری به صورت موردی انجام می شود. شما این کار را به روش زیر انجام می دهید:
- نقطه درج را در ابتدای سند خود قرار دهید. (این یک مرحله اختیاری است؛ پردازش کل فایل را سریعتر می کند.)
- اطمینان حاصل کنید که تب Review از روبان نمایش داده می شود.
- بر روی ابزار Next (ابزار تغییر بعدی Word 2016 یا نسخه جدیدتر) در گروه Changes کلیک کنید. Word تغییر بعدی سند را پیدا کرده و انتخاب می کند.
- بر اساس تصمیم خود در مورد تغییر، روی ابزار Accept یا Reject کلیک کنید. متن مطابق با تصمیم شما تغییر می کند.
- مراحل 3 و 4 را برای هر تغییر در سند تکرار کنید.
