در دفتر مری آنها به طور معمول فایل های PDF را از اسناد Word ایجاد می کنند. آنها این کار را با استفاده از Save As و انتخاب ذخیره سند به عنوان یک فایل PDF انجام می دهند. این به نظر می رسد که برای مری "کلیک فشرده" است، بنابراین او نمی داند که آیا میانبری در Word برای ذخیره یک سند به عنوان یک فایل PDF وجود دارد یا خیر.
دو راه وجود دارد که می توانید به این کار نزدیک شوید. ابتدا می توانید یک دستور به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید:
شکل 1. افزودن یک دستور به نوار ابزار دسترسی سریع.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- گزینه Customize (Word 2007) یا گزینه Quick Access Toolbar (Word 2010 و نسخه های بعدی) را در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید.
- با استفاده از انتخاب دستورات از لیست کشویی، برگه فایل را انتخاب کنید. این همه دستوراتی را که در زبانه File نوار قرار دارند نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست دستورات موجود اسکرول کنید و Publish As PDF یا XPS را انتخاب کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید. دستور به لیست سمت راست کادر محاوره ای منتقل می شود.
- روی OK کلیک کنید. اکنون دستور جدید در نوار ابزار دسترسی سریع ظاهر می شود.
این ابزار با کلیک کردن، کادر محاوره‌ای را نمایش می‌دهد که بسیار شبیه کادر محاوره‌ای Save As است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که نامی را که می‌خواهید برای فایل PDF استفاده شود، وارد کنید و به صورت اختیاری، پوشه‌ای را انتخاب کنید که می‌خواهید فایل در آن ذخیره شود.
در صورت تمایل می توانید از طریق استفاده از یک ماکرو رویکرد مشابهی را در پیش بگیرید. تفاوت این است که این رویکرد در واقع کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
Sub SaveAsPDF1() With Dialogs(wdDialogFileSaveAs) .Format = wdExportFormatPDF .Show End With End Sub
مانند همه ماکروها، می‌توانید آن را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید یا یک کلید میانبر برای فراخوانی آن ایجاد کنید.
هر دو روشی که تاکنون مورد بحث قرار گرفته‌اند، یک کادر محاوره‌ای را نشان می‌دهند که در آن باید نام فایل را تایپ کنید و مکانی را برای فایل PDF انتخاب کنید. اگر می خواهید کادر محاوره ای را به طور کامل دور بزنید، ممکن است یک رویکرد ماکرو متفاوت برای شما کار کند.
Sub SaveAsPDF2() Dim sName As String Dim sPath As String With ActiveDocument sName = Left(.Name, InStr(.Name, ".") - 1) sName = sName & ".pdf" sPath = .Path & "" .ExportAsFixedFormat _ OutputFileName:=sPath & sName, _ ExportFormat:=wdExportFormatPDF End With End Sub
این ماکرو پوشه سند باز شده فعلی را مشخص می کند و سپس PDF را با استفاده از همان نام سند در آن پوشه ذخیره می کند. بنابراین، برای مثال، اگر روی سندی به نام "MyDoc.docx" کار می کنید، این ماکرو PDF را به عنوان "MyDoc.pdf" ذخیره می کند. هیچ کادر محاوره ای نمایش داده نمی شود. فایل PDF به سادگی ایجاد و ذخیره می شود.
اگر ترجیح می دهید فایل های PDF شما در یک پوشه دیگر ذخیره شوند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که مسیر کامل آن پوشه را به متغیر sPath اختصاص دهید. به عنوان مثال، فرض کنید که می خواهید تمام فایل های PDF شما در یک پوشه مشترک ذخیره شوند. فقط این خط را جایگزین کنید:
sPath = .Path & ""
با خطی شبیه به این که برای مسیر دلخواه شما اصلاح شده است:
sPath = "c:mypathpdfs"
