در طول جلسات کارکنان، کتی سندی را باز دارد که در آن یادداشت برداری می کند. این سند در یک درایو شبکه مشترک است و هر چند دقیقه یکبار ذخیره می‌شود. گاهی اوقات، پس از ذخیره و بسته شدن، کتی تمام یادداشت هایی را که در طول جلسه وارد کرده بود از دست می دهد. او تعجب می کند که چرا این اتفاق می افتد.
تشخیص علت چنین مشکلاتی ممکن است سخت باشد، اما چند چیز وجود دارد که می توانید امتحان کنید. ابتدا، مهم است که بدانید آیا چندین نفر از سند استفاده می کنند یا خیر. اغلب اسناد موجود در درایوهای شبکه با افراد دیگر به اشتراک گذاشته می شود. به عنوان مثال، بیایید بگوییم که کتی و داگ هر دو از یک سند در درایو شبکه استفاده می کنند و هر دو آن را در طول جلسه باز می کنند. هنگامی که کتی تغییرات خود را ذخیره می کند و سند را می بندد، داگ ممکن است همچنان آن را باز کند. اگر بعداً ذخیره و بسته شود، تغییرات او در آخر نوشته می‌شود و تغییراتی را که کتی قبلاً ذخیره کرده بود، بازنویسی می‌کند. بنابراین، برای کتی، ممکن است به نظر برسد که تغییرات او از بین رفته است.
اگر چند کاربر مشکل ندارند، بررسی کنید تا مطمئن شوید سند در جایی که فکر می‌کنید ذخیره می‌شود ذخیره می‌شود. ممکن است (به عنوان مثال، اگر از Save As به جای Save استفاده کنید) ممکن است سند به جایی برسد که انتظارش را ندارید. اگر این اتفاق بیفتد، جستجوی همه مکان‌هایی که ممکن است سند ذخیره شود (مخصوصاً رایانه محلی شما) ممکن است فایل را نشان دهد.
در جدایی، یک چیز دیگر وجود دارد که باید بررسی کنید، و می توانید دفعه بعد که یادداشت برداری می کنید این کار را انجام دهید. پس از ذخیره سند یادداشت های خود، اما قبل از بستن ورد، برنامه را کوچک کنید. سپس در ویندوز به پوشه شبکه که سند در آن ذخیره شده است بروید. به ویژگی های سند نگاهی بیندازید و ببینید آخرین تاریخ ذخیره شده چقدر است. این تاریخ و زمان باید از چند دقیقه قبل باشد، زیرا شما به تازگی سند را ذخیره کرده اید. اگر اینطور نیست، می‌توانید مطمئن باشید که یا سند در جای دیگری ذخیره شده است، یا برخی از کنترل‌های شبکه مانع از ذخیره آن در جایی که انتظار دارید می‌شوند. با این حال، بهترین خبر این است که سند هنوز در Word باز است و می توانید از Save As (در این مرحله) برای ذخیره یادداشت های خود در جایی متفاوت و ایمن استفاده کنید.
