مواقعی وجود دارد که شما در حال جمع آوری یک سند هستید که باید از سازگاری برخی منابع اطمینان حاصل کنید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد به نام یک شخص خاص یا نام شرکت مراجعه کنید، و ضروری است که مراجع در سراسر سند دقیق و دقیق باشند.
راه های مختلفی وجود دارد که می توانید با استفاده از Word این وضعیت را مدیریت کنید. یک راه نسبتا منحصر به فرد استفاده از ویژگی های سند است. احتمالاً می دانید که Word یک سری ویژگی را برای اسناد شما حفظ می کند. این ویژگی ها شامل مواردی مانند اندازه سند، آخرین باری که به روز شده است و مواردی از این دست است. همچنین می‌توانید ویژگی‌های سفارشی را تعریف کنید که مانند متغیرهایی برای سند شما عمل می‌کنند. برای تعریف یک ویژگی سفارشی، اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Custom از کادر محاوره ای Properties.
- روی تب File روبان کلیک کنید و مطمئن شوید که Info در سمت چپ صفحه انتخاب شده است.
- روی لیست کشویی Properties کلیک کنید و Advanced Properties را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Properties را برای سند نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که تب Custom نمایش داده شده است. (شکل 1 را ببینید.)
- در قسمت Name نامی را که می خواهید با این ویژگی مرتبط شود مشخص کنید. این نامی است که بعداً برای ارجاع به ملک در سند خود استفاده خواهید کرد.
- با استفاده از لیست کشویی Type، نوع خاصیتی را که ایجاد می کنید انتخاب کنید.
- در قسمت Value مقدار خاصیت را مشخص کنید.
- بر روی دکمه افزودن کلیک کنید. ویژگی جدید در لیست خصوصیات در کادر محاوره ای ظاهر می شود.
- روی OK کلیک کنید.
- پانل اطلاعات سند را ببندید.
اگر از Word 2007 استفاده می کنید، مراحل کمی متفاوت است:
- روی دکمه Office کلیک کنید و سپس روی Prepare و در نهایت روی Properties کلیک کنید. Word پانل اطلاعات سند را در بالای سند شما، درست زیر نوار نمایش می دهد.
- از لیست کشویی Document Properties (گوشه سمت چپ بالای پانل اطلاعات سند) برای انتخاب ویژگی های پیشرفته استفاده کنید. Word کادر محاوره ای Properties را برای سند نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که تب Custom نمایش داده شده است.
- در قسمت Name نامی را که می خواهید با این ویژگی مرتبط شود مشخص کنید. این نامی است که بعداً برای ارجاع به ملک در سند خود استفاده خواهید کرد.
- با استفاده از لیست کشویی Type، نوع خاصیتی را که ایجاد می کنید انتخاب کنید.
- در قسمت Value مقدار خاصیت را مشخص کنید.
- بر روی دکمه افزودن کلیک کنید. ویژگی جدید در لیست خصوصیات در کادر محاوره ای ظاهر می شود.
- روی OK کلیک کنید.
- پانل اطلاعات سند را ببندید.
صرف نظر از نسخه Word که استفاده می کنید، اکنون آماده استفاده از ویژگی سند جدید در سند خود هستید. شما این کار را به این صورت انجام دهید:
- مکان نما را در نقطه ای قرار دهید که می خواهید مرجع شما ظاهر شود.
- یک فیلد را با فشار دادن Ctrl+F9 وارد کنید .
- در فیلد، DOCPROPERTY را تایپ کنید
[name]
، جایی که
[name]
نام ویژگی سندی است که قبلاً تعریف کرده اید.
- مراحل 1 تا 3 را برای هر تکرار مقدار یا متن تکرار کنید.
وقتی نتایج فیلد را نمایش می دهید، Word محتویات ویژگی سند سفارشی شما را واکشی می کند و آن را به جای فیلد نمایش می دهد. اگر مقدار اختصاص داده شده به ویژگی document را تغییر دهید و سپس فیلدهای سند را به روز کنید، تمام نمونه های مرجع به روز می شوند.
