کاترین چندین سال بدون مشکل از Word استفاده کرده است. یک ماه پیش او یک سند را باز کرد و در "حالت سازگاری" بود. هر یک از اسناد Word او این حالت جدید را نشان می دهد. او نحوه تبدیل آن را با استفاده از Save As کشف کرد، اما هر سند جدید باید تبدیل شود. او فکر می کند که آیا راهی برای تغییر دائمی این موضوع وجود دارد تا نیازی به طی کردن این روند نداشته باشد. او همچنین تعجب می کند که چرا این اتفاق ناگهانی می افتد.
مایکروسافت به طور متناوب در قالب فایل مورد استفاده ورد تغییراتی ایجاد می کند. این بدان معنا نیست که نمی تواند فایل های با فرمت های قدیمی را باز کند، اما وقتی این کار را انجام داد، برنامه به شما اطلاع می دهد که در "حالت سازگاری" کار می کند. این به سادگی راهی است که به شما اطلاع می‌دهد که سندی که روی آن کار می‌کنید در قالبی ذخیره شده است که جدیدترین قالب استفاده شده توسط Word نیست.
همانطور که کاترین کشف کرد، می توانید یک سند را با استفاده از Save As به جدیدترین فرمت به روز کنید و مطمئن شوید که قالب، همانطور که در کادر محاوره ای Save As ذکر شده است، روی آخرین نسخه تنظیم شده است. هیچ راهی برای جلوگیری از بارگیری یک سند و استفاده از Save As برای ذخیره مجدد آن در دیسک وجود ندارد. این بدان معناست که اگر اسناد زیادی دارید که سال‌ها و سال‌ها (یا دهه‌ها و دهه‌ها) جمع‌آوری کرده‌اید، انجام این تبدیل در بهترین حالت ممکن است خسته‌کننده باشد، زیرا هر سند باید به‌صورت جداگانه مدیریت شود. با این حال، می توان این استدلال را مطرح کرد که اگر می خواهید از برخی ویژگی های Word استفاده کنید که فقط در نسخه جدیدتر برنامه موجود است، فقط باید نگران به روز رسانی فرمت فایل یک سند باشید. اگر اینطور نیست، می‌توانید سند را تبدیل‌نشده رها کنید و همچنان به خوبی از آن استفاده کنید.
با این حال کاترین اظهار نظر جالبی کرد. او گفت که "هر سند جدید باید تبدیل شود." اگر واقعاً اینطور است، که حتی اسناد جدید نیز باید تبدیل شوند، به این معنی است که الگوی Normal شما - قالبی که Word به طور خودکار اسناد جدید شما را بر اساس آن قرار می دهد - در قالب سند قدیمی ذخیره می شود. راه حل این است که قالب عادی را مستقیماً بارگیری کنید و سپس از Save As برای ذخیره الگو در جدیدترین فرمت سند استفاده کنید.
این ممکن است شما را به این نتیجه برساند که اگر اسناد را بر اساس الگوهای دیگری که ممکن است ایجاد کرده باشید، قرار دهید، ممکن است آنها نیز نیاز به به روز رسانی داشته باشند. این یک نتیجه‌گیری واقعی است - اگر قالب‌های شما در نسخه قدیمی‌تر Word ایجاد شده‌اند، بهتر است قالب را مستقیماً بارگیری کنید و از Save As برای به‌روزرسانی فرمت فایل استفاده کنید.
همچنین می‌خواهید قالبی را که Word به طور خودکار اسناد را ذخیره می‌کند، بررسی کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه Save از کادر گفتگوی Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید، سپس روی Word Options کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه های جدیدتر، زبانه File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی گزینه Save در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از فهرست کشویی Save Files In This Format، "Word Document (*.docx)" را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
