پاورقی ها یک ویژگی مشترک در بسیاری از انواع اسناد هستند. در برخی از انواع اسناد، ممکن است واقعاً به پاورقی در پاورقی نیاز داشته باشید، به طوری که پاورقی را می توان پاورقی گذاشت، با «پاورقی فرعی» که در جریان منظم پاورقی های اصلی ظاهر می شود. (برای کسانی که گرایش زبانی یا ادبی دارند، می توانند با مراجعه به راهنمای سبک، مانند کتاب کیت ترابیان، از پاورقی های درون پاورقی مطلع شوند.
Manual for Writers,
یا
Chicago Manual of Style.
)
Word کار بسیار خوبی در ایجاد پاورقی انجام می دهد، با استفاده از علائم پاورقی خود یا علامت های خودکار. با این حال، راهی برای اضافه کردن پاورقی در پاورقی ها ارائه نمی کند. اگر سعی کنید در حالی که نقطه درج در پاورقی موجود قرار دارد، یک پاورقی جدید قرار دهید، تنها کاری که Word انجام می دهد این است که علامت پاورقی را در ابتدای پاورقی موجود کپی می کند. اگر آن علامت پاورقی را انتخاب کنید، آن را کپی کنید و در محل مورد نظر خود در پاورقی بچسبانید، باز هم فرصتی برای وارد کردن متن پاورقی جدید ندارید.
تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که پاورقی‌ها را فوج کنید – علامت پاورقی خود را قالب‌بندی کنید، Enter را در انتهای پاورقی موجود فشار دهید، یک مرجع پاورقی مربوطه را در ابتدای خط جدید ایجاد کنید، و سپس متن را برای آن وارد کنید. پاورقی اجباری
تنها ایراد این روش این است که با شماره گذاری خودکار پاورقی ها ویران می کند. پاورقی لکه دار شما توسط Word تشخیص داده نمی شود، بنابراین دفعه بعد که پاورقی را وارد می کنید، شماره گذاری آن از جایی که Word فکر می کند باید ادامه یابد ادامه می یابد، نه از جایی که می دانید باید ادامه یابد. با این حال، حتی این اشکال نیز راهی برای دور زدن وجود دارد. فرض کنید می خواهید یک پاورقی در داخل پانوشت 3 ایجاد کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای ارجاع متقابل.
- در متن سند خود، پانوشت 3 معمولی خود را ایجاد کنید.
- در بدنه سند، درست در سمت راست نشانگر پانوشت 3، یک پاورقی جدید ایجاد کنید. نشانگر این پاورقی 4 است و باید درست در کنار نشانگر پاورقی 3 ظاهر شود.
- نشانگر پاورقی جدید (4) را انتخاب کرده و آن را به عنوان متن مخفی قالب بندی کنید.
- در متن پانوشت 3 (در پایین صفحه)، نشانگر درج را در جایی که می‌خواهید پاورقی اجباری نشان داده شود، قرار دهید.
- تب References روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Cross-reference در گروه Captions کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Cross-reference را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست نوع مرجع، Footnote را انتخاب کنید.
- در لیست پایین کادر محاوره ای Cross-reference، پانوشت 4 را انتخاب کنید.
- روی Insert کلیک کنید. مرجع متقابل ایجاد می شود.
- در متن برای پانوشت 3، مرجع متقابلی را که وارد کرده اید انتخاب کنید و آن را مانند سایر نشانگرهای پاورقی (بالا و غیره) قالب بندی کنید.
اکنون یک پاورقی در پاورقی ایجاد کرده اید و شماره گذاری همیشه صحیح خواهد بود. تنها چیزی که باید از آن اطمینان حاصل کنید این است که متن مخفی را با سند خود چاپ نکنید. اگر این کار را انجام دهید، نشانگر شما برای پانوشت 3 در واقع شبیه 34 خواهد بود (زیرا نشانگر پنهان برای پانوشت 4 درست در کنار آن قرار دارد). همچنین باید مطمئن شوید که فیلدهای سند خود را درست قبل از چاپ به روز می کنید.
