هنگامی که یک سند را در Word می نویسید، اطلاعات زیادی با سند ذخیره می شود که می تواند شما را به عنوان نویسنده شناسایی کند. نام شما در نظرات، ویژگی ها، تغییرات ردیابی شده و هر تعداد مکان دیگر ذخیره می شود. در مجموع، این اطلاعات اغلب به عنوان نامیده می شود
metadata,
اگرچه این اصطلاح می‌تواند به چیزی بیش از اطلاعاتی که نویسنده را معرفی می‌کند، اطلاق شود. (فراداده می تواند شامل هر گونه اطلاعات غیر مرتبط با سند باشد که با خود سند ذخیره می شود.)
راه های مختلفی وجود دارد که می توانید سعی کنید اطلاعات شناسایی را از یک سند حذف کنید. شاید موفق ترین روش تبدیل سند خود به یک فایل متنی ساده و بارگذاری مجدد آن در Word باشد. البته اشکال بزرگ این پیشنهاد این است که نه تنها ابرداده ها را از دست می دهید، بلکه تمام قالب بندی ها را در سند از دست می دهید.
امکان دیگر تبدیل سند خود به فرمت RTF است. RTF (فرمت متن غنی) یک فرمت فایل است که به شما امکان می دهد اکثر قالب بندی ها را حفظ کنید، اما تمام ویژگی های سند حذف شده اند. مزیت دیگر این است که فایل RTF را می توان تقریباً با هر واژه پرداز دیگری غیر از Word بارگذاری کرد، به این معنی که سند قابل حمل تر از سند اصلی Word می شود. یک اشکال این است که RTF فایل‌ها را در صورتی که ماهیت پیچیده‌ای داشته باشند، مانند داشتن جداول پیچیده و قالب‌بندی‌های خاص Word، مانند داشتن حاشیه‌های دوتایی یا زیرخط‌های دوگانه، به خوبی مدیریت نمی‌کند.
Word شامل یک ویژگی به نام بازرس اسناد است که به شما امکان می دهد ابرداده را در یک سند بررسی کنید و هر یک از آن ها را که می خواهید حذف کنید حذف کنید. اگر از Word 2007 استفاده می کنید، با کلیک بر روی دکمه Office، آماده سازی و سپس بازرسی سند، بازرس سند را نمایش دهید. اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، تب File را در نوار نمایش دهید، روی Check for Issues کلیک کنید و سپس از منوی کشویی Inspect Document را انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. بازرس اسناد.
Document Inspector می تواند قسمت های مختلف سند شما را برای فراداده بررسی کند. (تعداد مناطقی را که می‌تواند بررسی کند بسته به نسخه Word که استفاده می‌کنید متفاوت است.) مطمئن شوید که کادرهای چک در بازرس سند، مناطقی را که می‌خواهید علامت زده شوند، نشان می‌دهند، سپس روی Inspect Document کلیک کنید. آن مناطق بررسی می شوند و بازرس اسناد به شما نشان می دهد که چه چیزی پیدا کرده است. سپس می توانید هر یک از ابرداده ها را در هر یک از مناطق بازرسی شده حذف کنید.
