سوزان یک کاربرگ اکسل حاوی آدرس ها دارد. کدهای پستی از طریق قالب بندی ویژه اکسل که صفرهای اصلی را حفظ می کند، فرمت می شوند. با این حال، هنگامی که او از ادغام نامه در Word استفاده می کند، صفرهای ابتدایی حذف می شوند.
راه های مختلفی برای حل این مشکل وجود دارد. به عنوان مثال، می توانید به اکسل بروید و یک ستون جدید ایجاد کنید که حاوی نسخه های متنی کدهای پستی عددی است. در اینجا یک فرمول اکسل مفید برای انجام این کار وجود دارد:
=RIGHT("00000" & A1, 5)
اگر این فرمول را در ستونی قرار دهید که به صورت متن فرمت شده است (و کد پستی در سلول A1 است)، در نهایت متنی حاوی صفرهای ابتدایی خواهید داشت. سپس می توانید از این ستون جدید در ادغام خود در Word استفاده کنید.
اگر نمی‌خواهید داده‌های اصلی اکسل را ویرایش کنید، باید تغییرات خود را در سند ادغام Word انجام دهید. به سند نگاه کنید؛ این شامل فیلدهای ادغام است که نشان می دهد داده های ادغام شده در کجا قرار می گیرند. این فیلدها همچنین نحوه برخورد با داده های ادغام شده را نشان می دهد. اگر فیلد ادغام را برای کد ZIP انتخاب کنید، می توانید با فشار دادن Shift+F9 آن را گسترش دهید . باید کد زیربنایی که فیلد را تشکیل می دهد را ببینید. سپس می توانید کد فیلد را تغییر دهید تا شبیه به این به نظر برسد:
{ MERGEFIELD "Zip" # 00000-0000 }
نام داخل علامت نقل قول ("زیپ") ممکن است متفاوت باشد. این نشان دهنده نام ستونی در کاربرگ اکسل است که باید ادغام شود. بخش مهم این است که سوئیچ قالب بندی (#) را به دنبال آن الگویی که برای قالب بندی داده های ادغام شده استفاده می شود، اضافه کنید. پس از انجام تغییر در فیلد، می توانید Shift+F9 را دوباره فشار دهید تا فیلد جمع شود و سپس ادغام خود را انجام دهید.
