برخی از داده ها به صفرهای ابتدایی نیاز دارند. اولین مثالی که به ذهن می رسد کدهای ZIP است که در برخی از آنها صفرهای ابتدایی دارند. نمونه های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است نمودار حسابی داشته باشید که در آن شماره حساب های دفتر کل با صفرهای اول شروع می شود.
وقتی اطلاعاتی را در اکسل جای گذاری می کنید، معمولاً سعی می کند داده ها را "تجزیه" کرده و در قالبی قرار دهد که بتواند با آن کار کند. وقتی داده هایی را که صفرهای ابتدایی دارند جای گذاری می کنید و داده ها می توانند به طور منطقی به عنوان اعداد تفسیر شوند، اکسل صفرهای اول را از چیزی که می چسبانید حذف می کند. به عنوان مثال، 0012387 به یک مقدار عددی، 12387 تبدیل می شود.
اگر بخواهید صفرهای اول را حفظ کنید چه؟ پاسخ به این بستگی دارد که آیا از یک منبع غیر اکسل کپی و جایگذاری می کنید یا از داده هایی که قبلاً در یک ورک بوک اکسل وجود دارد.
منابع غیر اکسل
اگر اطلاعاتی را از یک منبع غیر اکسل مانند یک فایل متنی یا حتی از یک وب سایت کپی می کنید، استفاده از صفرهای ابتدایی بسیار ساده است. نکته کلیدی (و بخشی که بسیاری از مردم از دست می دهند) این است که مطمئن شوید سلول های هدف - آنهایی که داده های در حال چسباندن را دریافت می کنند - قبل از انجام چسباندن به عنوان متن قالب بندی شده اند. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Number در کادر محاوره ای Format Cells.
- سلول هایی را انتخاب کنید که داده هایی را که می خواهید جای گذاری کنید نگهداری می کنند.
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- روی نماد کوچک در گوشه سمت راست پایین گروه Number کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Format Cells را با انتخاب تب Number نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست دسته، متن را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اکنون باید بتوانید بدون مشکل بچسبانید. قالب بندی سلول ها به عنوان متن به این معنی است که اکسل سعی نمی کند اعداد را به عنوان اعداد تجزیه کند، در عوض به آنها اجازه می دهد تا «همانطور که هستند» در سلول ها جای گذاری شوند.
منابع اکسل
اگر داده های شما در یک ورک بوک اکسل است، نحوه چسباندن می تواند گاهی اوقات کمی گیج کننده به نظر برسد. نکته کلیدی این است که به یاد داشته باشید که هر چیزی که کپی و پیست می کنید دو بخش مجزا دارد: محتوا و قالب بندی آن محتوا.
به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که داده هایی که می خواهید کپی کنید از قبل دارای صفرهای ابتدایی هستند—شما می توانید آنها را روی صفحه ببینید! عالی به نظر می رسد، درست است؟ خوب، شما باید سلولی را انتخاب کنید که صفرهای ابتدایی را نشان می دهد و سپس به آنچه در نوار فرمول می بینید نگاه کنید. اگر چیزی که در آنجا می بینید صفرهای ابتدایی را نشان نمی دهد، آنگاه مقدار موجود در سلول یک مقدار عددی است که برای نمایش آن صفرهای ابتدایی، احتمالاً با استفاده از یک قالب سفارشی، قالب بندی شده است. اگر نوار فرمول شامل صفرهای ابتدایی باشد، سلول به احتمال زیاد به صورت متن قالب بندی شده است. در هر صورت، می توانید سلول را کپی و جای گذاری کنید و قالب بندی باید با چیزی که کپی می کنید همراه باشد - به این معنی که چیزی که جای گذاری می کنید شامل صفرهای ابتدایی می شود یا حداقل به نظر می رسد که صفرهای ابتدایی دارد.
اگر نمی خواهید قالب بندی سلول را کپی کنید، باید از Paste Special استفاده کنید (روی فلش رو به پایین در سمت راست ابزار Paste در زبانه صفحه اصلی نوار کلیک کنید) تا فقط مقادیر را بچسبانید. اگر مقادیر را در سلول هایی که قبلاً به عنوان متن قالب بندی شده اند جای گذاری کنید (به قسمت قبلی این نکته مراجعه کنید)، سپس مقادیر عددی به عنوان مقادیر متنی در نظر گرفته می شوند. با این حال، آنها هرگز صفرهای ابتدایی را شامل نمی شوند زیرا مقادیر عددی اصلی واقعاً هیچ صفر ابتدایی ندارند.
