Word ابزاری را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد شماره گذاری خودکار به پاراگراف ها اضافه کنید. این ابزار در WordTip های دیگر مورد بحث قرار گرفته است. در برخی موارد ممکن است بخواهید صفرهای ابتدایی را به شماره گذاری خود اضافه کنید، مانند 00001، 00002، 00003 و غیره.
اگر صفرهای ابتدایی را به چیزی که تایپ می کنید اضافه کنید (چهار صفر، عدد یک، نقطه، یک برگه و متن پاراگراف خود را تایپ کنید)، سپس با فشار دادن Enter Word پاراگراف را قالب بندی می کند، بنابراین شماره گذاری می شود. مشکل این است که تمام صفرهای اصلی شما، به استثنای یکی از آنها، در این فرآیند حذف می شوند. این به این معنی است که به جای 00001 در ابتدای پاراگراف، 01 دریافت می کنید.
در صورت تمایل می توانید روش شماره گذاری را سفارشی کنید. (در لیست کشویی ابزار شماره گذاری، Define New Number Format را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای مناسب نمایش داده شود.) سپس می توانید صفرهای اضافی را به ابتدای قالب پاراگراف اضافه کنید.
یکی از اشکالات این رویکرد این است که صفرهایی که اضافه می‌کنید واقعاً بخشی از قالب نیستند. در عوض، آنها فقط کاراکترهای اضافی هستند که قبل از اعداد مدیریت شده توسط Word قرار دارند. تا زمانی که بیش از 99 مورد را در لیست شماره گذاری خود دریافت نکنید، مشکلی نیست. عدد 00099 خوب به نظر می رسد، اما پاراگراف بعدی 000100 خواهد بود، که بدیهی است اشتباه است. سپس می توانید قالب بندی پاراگراف را تنظیم کنید تا فقط دو مورد داشته باشید. صفرهای اضافی در سرآغاز و این شماره گذاری با آن پاراگراف از 100 شروع می شود، اما زمانی که بعداً پاراگراف هایی را از لیست شماره گذاری شده خود اضافه یا حذف کنید، ممکن است آزاردهنده باشد.
به دلیل این اشکال، بسیاری از افراد از روش های متفاوتی برای شماره گذاری خودکار زمانی که به فرمت های خاص (مانند صفرهای ابتدایی) نیاز است، استفاده می کنند. رایج ترین روش استفاده از فیلد SEQ است. به عنوان مثال، می توانید از فرمت زیر برای پیاده سازی صفرهای ابتدایی استفاده کنید:
{SEQ MyList # "00000"}
استفاده از یک فیلد SEQ مانند این در ابتدای هر پاراگراف، اعداد صفر اول مورد نظر شما را ارائه می دهد. شما باید پس از ایجاد هر گونه تغییر در لیست، فیلدها را به روز کنید، اما نتایج مورد نظر خود را دریافت خواهید کرد.
