در یک محیط شرکتی که از Word استفاده می کند، غیرمعمول نیست که این شرکت مجموعه استانداردی از الگوها را ایجاد کرده است که «ظاهر» مورد نظر برای ارتباطات شرکتی را تعریف می کند. متأسفانه، اگر کاربران تغییراتی در سبک‌های درون قالب‌ها ایجاد کنند (راه‌های زیادی برای انجام این کار حتی بدون تلاش هدفمند وجود دارد)، آن‌وقت قالب‌های اصلی به راحتی می‌توانند خراب شوند.
به عنوان مثال، فرض کنید که مری از الگوی شرکتی برای ایجاد یک نامه استفاده می کند و سپس نامه را روی دیسک ذخیره می کند. بعداً، بیل با استفاده از همان الگو نامه ای ایجاد می کند، اما در طول ایجاد و ذخیره سند خود، چند تغییر در سبک ها ایجاد می کند. دفعه بعد که مری نامه خود را باز می کند، تغییرات سبکی که بیل ایجاد کرده است بر ظاهر نامه او تأثیر می گذارد.
حل این مشکل شامل یک رویکرد سه جانبه است. ابتدا باید قالب های شرکتی خود را به صورت محافظت شده ذخیره کنید. دوم، باید Word را تنظیم کنید تا به درستی به آنها دسترسی داشته باشید. و سوم، شما باید مقداری آموزش کاربر را انجام دهید.
ابتدا مطمئن شوید که قالب های شما در سرور شبکه شرکت در پوشه خاصی که فقط به منظور ذخیره سازی قالب ها ایجاد کرده اید ذخیره می شوند. مطمئن شوید که همه به پوشه دسترسی دارند، اما باید دسترسی فقط خواندنی باشد. علاوه بر این، مطمئن شوید که الگوها به صورت فقط خواندنی ذخیره می شوند، ضرری ندارد. اگر با راه اندازی و ذخیره سازی قالب ها به این روش مشکلی دارید، مدیر شبکه شما باید بتواند این کار را خیلی سریع انجام دهد.
دوم، این مراحل را در Word دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای مکان های فایل.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی گزینه Advanced در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
- در لیست گزینه ها حرکت کنید تا قسمت General را ببینید.
- روی دکمه File Locations کلیک کنید. Word کادر محاوره ای File Locations را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که مشخصات Workgroup Templates به پوشه سرور شبکه خاصی که در مرحله قبل تنظیم کرده اید اشاره دارد.
- مطمئن شوید که گزینه User Templates روی یک پوشه خصوصی یا در هارد دیسک کاربر یا در فضای او در سرور شبکه تنظیم شده است.
- روی OK کلیک کنید.
سوم، به کاربران دستور دهید که اگر می‌خواهند در یک قالب تغییراتی ایجاد کنند (تا بتوانند بارها و بارها از این تغییرات استفاده کنند) باید الگو را از ناحیه محافظت شده روی سرور شبکه در ناحیه الگوی کاربری خود کپی کنند و به الگو یک قالب جدید بدهند. نام. (این کپی باید در خارج از Word و با استفاده از قابلیت های خود ویندوز انجام شود.) اکنون می توان تغییراتی را در قالب بدون تأثیرگذاری بر روی شخص دیگری ایجاد کرد.
اگر از Word 2013 یا نسخه‌ای جدیدتر استفاده می‌کنید، مماس جالبی برای راه‌اندازی مکان Workgroup Templates وجود دارد—این می‌تواند بر چیزی که هنگام انتخاب در Word برای ایجاد یک سند جدید می‌بینید، تأثیر بگذارد. مقاله در این URL بسیار طولانی به جزئیات دقیق این مماس می‌پردازد:
