توماس سند بزرگی دارد که مواردی دارد که باید قبل از انتشار سند برای دیگران حذف شوند. بخش هایی از سند که باید حذف شوند انتخاب شده و با یک نظر مشخص شده اند که قبل از انتشار باید حذف شود. توماس می‌خواهد به سرعت تمام متنی را که به این روش نظر داده شده است پیدا و جایگزین کند و آن را حذف کند. با استفاده از Find and Replace، تنها کاری که او می تواند انجام دهد این است که نظرات را پیدا کند. او راهی پیدا نکرده است که بفهمد آیا نظر نشانه ای برای حذف متن است یا خیر، و همچنین متوجه نشده است که چگونه متن واقعی سند برجسته شده را حذف کند.
این یک کار نسبتاً درگیر به نظر می رسد، زیرا شامل مراحل زیادی است. شما باید یک نظر پیدا کنید، باید به بدنه نظر نگاه کنید تا ببینید آیا با عبارت مورد نظر شما مطابقت دارد یا خیر، باید متن نظر داده شده را در بدنه سند حذف کنید و سپس باید خود نظر را حذف کنید. این یک کار برای یک ماکرو است.
خوشبختانه، تمام نظرات یک سند از طریق گروه نظرات با استفاده از VBA قابل دسترسی هستند. می‌توانید از هر یک از نظرات عبور کنید و ببینید که آیا حاوی "متن ماشه" است که نشان می‌دهد نظر (و متنی که به آن اشاره دارد) باید حذف شود. در مثال زیر، اگر متن نظر حاوی کلمات "حذف این" در هر جایی از نظر باشد، این به عنوان محرک عمل می کند.
Sub DeleteCommentsBaseText() Dim c As Comment For Each c In ActiveDocument.Comments If LCase(Trim(c.Range.Text)) Like "*delete this*" Then c.Scope.Delete c.DeleteRecursively End If Next c End Sub
اگر کلمات ماشه در کامنت باشند، ویژگی Scope حذف می شود. این ویژگی است که متن سند را نشان می دهد که هنگام ایجاد نظر انتخاب شده است. سپس از روش DeleteRecursively برای حذف نظر واقعی استفاده می شود. (روش DeleteRecursively در Word 2013 اضافه شد. در نسخه های قبلی باید به جای آن از روش Delete استفاده کنید.)
بدانید که وقتی ماکرو را اجرا می کنید بسیار سریع است و تغییرات قابل بازگرداندن نیستند. اگر به جای آن می‌خواهید کمی کنترل بیشتری روی کامنت‌ها و متن‌های حذف شده داشته باشید، ممکن است بخواهید در جریان کار خود تجدید نظر کنید. اگر از Track Changes استفاده می کنید، هر کسی که نظر را قرار می دهد می تواند متن سند را برای حذف علامت گذاری کند. سپس، قبل از نهایی کردن سند، می‌توانید Track Changes را غیرفعال کنید و هر تغییر را طی کنید تا تعیین کنید که آیا باید پذیرفته شود یا خیر. سرعت آن تقریباً به اندازه ماکرو بالا نیست، اما کنترل بیشتری به شما می دهد.
