بر خلاف بسیاری از برنامه های پردازش کلمه دیگر، Word کار بسیار خوبی در جداسازی محتوا از ظاهر انجام می دهد. این ممکن است عجیب به نظر برسد، اما کلماتی که شما تایپ می کنید محتوای شما هستند و شکل ظاهری آنها بر روی صفحه یا روی کاغذ ظاهر می شود. سبک‌ها چیزی بیش از یک تعریف مشخص از نحوه ظاهر شدن متن نیستند. شما می توانید این را با مقایسه متن خود با آب درک کنید (این محتوای شماست). ظاهر آب به ویژگی های ظرفی که در آن قرار می گیرد بستگی دارد. اگر آن را در یک لیوان قرار دهید یک طرفه به نظر می رسد. اگر آن را در پارچ قرار دهید، به نظر متفاوت می رسد. رابطه بین متن و سبک ها تفاوتی ندارد. اگر سبک اعمال شده روی متن را تغییر دهید، ظاهر متن به طور خودکار تغییر می کند.
در حالی که Word به شما این امکان را می دهد که متن خود را با انتخاب آن و سپس انتخاب ویژگی هایی که می خواهید اعمال کنید، به صراحت قالب بندی کنید، سبک ها به شما قدرت بسیار بیشتری می دهند. این به این دلیل است که شما فقط باید یک بار استایل را تعریف کنید و سپس می توانید آن را به دلخواه روی متن اعمال کنید. به علاوه، اگر بعداً سبک را تغییر دهید، تمام متن‌های قالب‌بندی شده با آن سبک به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند تا تغییر را منعکس کنند. (شما ظرف را عوض کرده اید، بنابراین ظاهر آب تغییر می کند.)
دو نوع سبک رایج در Word عبارتند از Character style و Paragraph. از سبک های کاراکتر برای تعیین نحوه ظاهر شدن کاراکترها استفاده می شود، از جمله ویژگی هایی مانند فونت، اندازه فونت، و بولد، مورب، بالانویس و غیره. پاراگراف باید در رابطه با حواشی سند شما ظاهر شود، چه باید شامل گلوله باشد یا شماره گذاری، چگونه باید توسط چک کننده های املا و دستور زبان با آن برخورد شود، و چگونه باید در رابطه با سایر پاراگراف های سند ظاهر شود.
علاوه بر سبک های کاراکتر و پاراگراف، می توانید سبک های جدول و لیست را نیز تعریف کنید. سبک‌های جدول برای تعیین نحوه نمایش یک جدول خاص، از جمله حاشیه‌ها، فاصله و سایر ویژگی‌های قالب‌بندی خاص جدول استفاده می‌شوند. از سبک های فهرست برای تعیین نحوه نمایش لیست های گلوله ای و لیست های شماره دار استفاده می شود.
سبک ها با یک سند ذخیره می شوند، یا می توان آنها را در یک الگوی سند ذخیره کرد. Word به شما امکان اضافه کردن، تغییر، تغییر نام و حذف سبک ها را می دهد. برای تعریف یک استایل مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. کادر گفتگوی Create New Style from Formatting.
- Alt+Ctrl+Shift+S را فشار دهید . Word صفحه کار Styles را نمایش می دهد. (اگر هنگام امتحان این میانبر انگشتان شما پیچ خورده است، می توانید برگه صفحه اصلی روبان را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Styles کلیک کنید.)
- در پایین صفحه کار 3 دکمه وجود دارد. روی سمت چپ، New Style کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Create New Style from Formatting را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- تنظیمات اولیه در کادر محاوره ای بر اساس سبک پاراگراف است که نقطه درج در آن قرار دارد. در وسط کادر محاوره ای بلوکی از متن وجود دارد که تقریباً شبیه به سبک جدید است. بلافاصله در زیر لیستی از ویژگی های قالب بندی اختصاص داده شده به سبک است.
- مطمئن شوید که نام و نوع سبکی که ایجاد می کنید را مشخص کرده اید. همچنین می‌توانید مشخص کنید که آیا این سبک جدید بر اساس (برگرفته از) یک سبک موجود است.
- شما می توانید تغییراتی را در ویژگی های رایج درست در کادر محاوره ای ایجاد کنید. اگر می خواهید تغییرات جزئی تری را اعمال کنید، روی دکمه Format (گوشه سمت چپ پایین کادر محاوره ای) کلیک کنید. انواع قالب بندی موجود از طریق دکمه Format به نوع سبکی که شما تعریف می کنید بستگی دارد.
- با انتخاب تیک گزینه Add to the Styles Gallery، این استایل به گالری در تب صفحه اصلی نوار اضافه می شود.
- پس از انجام تنظیمات قالب بندی، روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.
- پنجره کار Styles را ببندید.
در این مرحله می توانید از سبک خود در هر جایی که دوست دارید در سند خود استفاده کنید.
