شرکت جف تصمیم گرفته است که نام آن همیشه باید با حروف کوچک باشد. او تعجب می‌کند که چگونه می‌تواند یک کلمه را همیشه حتی در ابتدای یک جمله مجبور به کوچک کردن آن کند.
ساده ترین راه برای رسیدگی به این وضعیت تکیه بر ویژگی تصحیح خودکار Word است که به شما امکان می دهد به طور خودکار یک دنباله از کاراکترها را با یک دنباله متفاوت جایگزین کنید. در اینجا نحوه تنظیم ورودی تصحیح خودکار مناسب آمده است:
شکل 1. تب AutoCorrect از کادر محاوره ای AutoCorrect.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر گفتگو روی Proofing کلیک کنید.
- روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید. Word تب AutoCorrect را در کادر محاوره ای AutoCorrect نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در کادر جایگزین، نسخه بزرگ نام شرکت یا یادداشتی را که می خواهید استفاده کنید، مانند نام کوتاه شده شرکت، وارد کنید.
- با نقطه درج در کادر With، نسخه کوچک نام شرکت را وارد کنید.
- روی Add کلیک کنید. تعریف تصحیح خودکار جدید شما به مواردی که قبلاً توسط Word حفظ شده است اضافه شده است.
- برای بستن کادر محاوره ای AutoCorrect روی OK کلیک کنید.
کلید اینجا چیزی است که در کادر Replace قرار می دهید (مرحله 4). همانطور که اشاره شد، می توانید از نسخه بزرگ نام شرکت خود یا یادداشت کوتاه استفاده کنید. به عنوان مثال، فرض کنید نام شرکت شما MyCompany است. می توانید نام کامل (MyCompany) یا یادداشتی مانند "myco" را وارد کنید. را در کادر With (مرحله 5) وارد کنید.
در اینجا یک مشکل بالقوه وجود دارد - چیزی که در کادر Replace وارد می‌کنید نمی‌تواند حاوی هیچ فاصله یا نقطه‌گذاری انتهای جمله مانند نقطه باشد. چرا؟ زیرا این کاراکترها برای فعال کردن AutoCorrect در حین تایپ استفاده می‌شوند. بنابراین، اگر نام شرکت شما از بیش از یک کلمه تشکیل شده باشد یا دارای یک علامت نگارشی باشد، رویکرد تصحیح خودکار کار نخواهد کرد.
همچنین، رویکرد تصحیح خودکار فقط برای تایپ آینده کار می کند، نه برای هر چیزی که قبلاً در سند دارید. برای ایجاد این تغییرات باید به استفاده از Find and Replace برای انجام تغییرات تکیه کنید. (استفاده از Find and Replace برای حساس کردن تغییرات به حروف کوچک و بزرگ کار ساده ای است، بنابراین نام شرکت را با حروف کوچک می گیرید.)
