ممکن است اطلاعات مشترک زیادی داشته باشید که باید در اسناد مختلف ظاهر شوند. برای مثال، ممکن است به آدرس، شماره تلفن یا اطلاعات مشابه خود نیاز داشته باشید تا در بسیاری از اسناد مختلف ظاهر شود. مشکل این است که آدرس‌ها، شماره تلفن‌ها و سایر اطلاعات اغلب می‌توانند تغییر کنند. بنابراین، اگر می‌خواهید این اطلاعات رایج را در دسته‌ای از فایل‌ها تغییر دهید، باید به ایجاد تغییرات خسته‌کننده متوسل شوید یا باید از یک راه‌حل ماکرو یا شخص ثالث استفاده کنید.
یکی از راه‌های صرفه‌جویی بالقوه در زمان گنجاندن اطلاعات رایج در یک فایل، ذخیره موارد رایج در فایل خود و نشانک‌گذاری آنهاست. سپس، در فایل های سند اصلی می توانید از فیلد INCLUDETEXT برای ارجاع به آیتم نشانک شده استفاده کنید. وقتی فیلد به‌روزرسانی می‌شود، به‌طور خودکار مقادیر فعلی آیتم‌های نشانه‌گذاری شده را می‌گیرد و آنها را در سند درج می‌کند. این رویکرد به شما امکان می‌دهد آدرس، شماره تلفن یا آنچه را که در یک فایل دارید به‌روزرسانی کنید و تغییرات را در سایر اسناد خود منتشر کنید.
