کریستی پرسید که چرا نمی تواند هنگام ایجاد کاتالوگ، ورد را وادار کند که داده های ادغام شده را در سرصفحه یک سند قرار دهد. Word هنگام ایجاد حروف فرم به خوبی کار می کند، اما نه در هنگام انجام کاتالوگ.
انواع مختلفی از عملیات ادغام وجود دارد که می توانید در Word انجام دهید. ویژگی Mail Merge به شما امکان می دهد برچسب ها، پاکت نامه ها، حروف فرم و کاتالوگ ایجاد کنید. درک تفاوت بین ایجاد حروف فرم و ایجاد کاتالوگ برای درک اینکه چرا نمی توانید داده های ادغام را در سرصفحه یا پاورقی درج نکنید ضروری است.
هنگامی که حروف فرم را ایجاد می کنید، Word برای هر رکورد در منبع داده شما یک حرف (سند) جدید ایجاد می کند. هر حرف را با یک بخش جدا می کند. هنگامی که یک کاتالوگ ایجاد می کنید، Word این معادل یک به یک بین بخش ها و رکوردهای داده را ندارد. کاتالوگ ها به گونه ای طراحی شده اند که دارای چندین رکورد در هر صفحه باشند - درست مانند ورودی های محصول در یک کاتالوگ چاپی.
فرض کنید فیلد داده "Part Number" را در هدر یک سند ادغام کاتالوگ قرار می دهید. علاوه بر این، Word می تواند پانزده رکورد واقعی را در صفحه ادغام شده نهایی قرار دهد. دقیقاً ورد کدام قسمت را قرار است در سرصفحه قرار دهد. از صفحه 15 مورد برای انتخاب دارد، زیرا پانزده رکورد را در صفحه قرار داده است. از آنجایی که هیچ تناظری بین رکوردها و بخش ها وجود ندارد، Word نمی تواند داده ها را در سرصفحه یا پاورقی قرار دهد.
البته یک راه حل این مشکل، استفاده از فیلدهای Word است. به جای قرار دادن یک فیلد داده در هدر، فیلدی را قرار دهید که به اولین یا آخرین رخداد یک سبک در یک صفحه اشاره می کند (فیلد STYLEREF). به عنوان مثال. می‌توانید شماره‌های قطعه خود را طوری قالب‌بندی کنید که از سطح عنوان خاصی استفاده کنند. سرصفحه یا پاورقی شما می‌تواند به آن سبک اشاره کند، بنابراین سند ادغام شده اولین یا آخرین شماره قسمت را در یک صفحه خاص نشان می‌دهد.
