طبق تعریف، یک فایل فقط خواندنی، فایلی است که می‌توانید آن را باز کنید و به آن نگاه کنید، اما نمی‌توانید آن را تغییر دهید و با همان نام فایل ذخیره کنید. مواقعی وجود دارد که فایل‌های فقط خواندنی مفید هستند، اما اگر فایل‌ها به خودی خود به فایل‌های فقط خواندنی تبدیل شوند، چه کار می‌کنید؟
اولین چیزی که باید بررسی کنید مواردی هستند که کنترل آنها را دارید. به عنوان مثال، آیا کسی گزینه‌ها را در Word تنظیم کرده است که روش فقط خواندنی برای ذخیره فایل‌ها باشد؟ می‌توانید این مورد را با نمایش کادر محاوره‌ای Save As و سپس کلیک کردن روی Tools | بررسی کنید گزینه های عمومی چک باکس Read-Only Recommended برای کنترل این ویژگی استفاده می شود.
یکی دیگر از دلایل احتمالی این است که شما اسناد Word را در یک شبکه به اشتراک می گذارید. فرض کنید سه کاربر دارید که سعی می‌کنند به یک فایل دسترسی پیدا کنند. کاربر A ابتدا فایل را باز می‌کند و مشکلی ندارد. سایر کاربران سعی می‌کنند فایل را باز کنند و اخطاری دریافت می‌کنند که فایل فقط خواندنی است. راه‌حل این کار آسان است—به سادگی منتظر بمانید تا کاربر A استفاده از سند را به پایان برساند.
دلیل احتمالی این است که پوشه ای که فایل در آن قرار دارد فقط خواندنی است. شما می توانید این را با استفاده از Windows Explorer برای بررسی ویژگی های دایرکتوری بررسی کنید. فراموش نکنید که ویژگی های هر دایرکتوری دیگری را از همان جایی که در آن مشکل دارید بررسی کنید.
اگر فایل های مشکل در شبکه هستند، ممکن است به دلیل تداخل برخی از برنامه های شخص ثالث نیز ایجاد شود. به عنوان مثال، من سایتی را می شناسم که از شبکه ترکیبی Windows/UNIX استفاده می کند. آنها از یک بسته نرم افزاری به نام Samba استفاده کردند تا سیستم ویندوز را قادر سازد با سرور یونیکس صحبت کند. وقتی کاربر سندی را در ورد ایجاد می‌کند و آن را در سرور ذخیره می‌کند، مشکلی وجود نخواهد داشت. با این حال، اگر کاربر دیگری بعداً همان فایل را باز کرد، حقوق مالکیت فایل به کاربر دوم تغییر کرد. وقتی اولین کاربر برای دسترسی به فایل برگشت، یک پیام فقط خواندنی روی فایل دریافت کرد. در این مورد، خطا در نرم افزار Samba که در حال ایجاد تغییرات در حقوق فایل بود، ردیابی شد.
اگر مشکل فقط خواندنی مربوط به یک فایل خاص است، می‌توانید فایل را باز کنید، تمام محتویات را انتخاب کنید (کلیدهای Ctrl+A را فشار دهید)، یک سند جدید باز کنید و محتویات را در سند جدید (Ctrl+V) قرار دهید. سپس می توانید سند جدید را ذخیره کرده و قدیمی را کنار بگذارید.
