ایجاد بسیاری از ورودی های فهرست به یکباره

Question

جاستین در حال گردآوری سندی است که دارای ارجاعات زیادی است که شبیه «ABC 12:34» است و می‌خواهد برای همه آنها ورودی‌های فهرست ایجاد کند. او می تواند از حروف عام در Find and Replace برای یافتن این مراجع استفاده کند، اما نتوانسته راهی برای ایجاد یک ورودی شاخص برای هر نمونه ای که پیدا می شود بیابد.

یکی از راه‌های ایجاد نمایه مورد نظر، تکیه بر چیزی است که مایکروسافت آن را «فایل همخوانی» می‌نامد. این چیزی نیست جز فهرستی از چیزهایی که می خواهید ایندکس شوند و نشان می دهد که چگونه می خواهید ایندکس شوند. سپس Word از فایل هماهنگی به عنوان راهنما برای افزودن ورودی های فهرست به سند اصلی شما استفاده می کند.

اجازه دهید ابتدا به فایل همخوانی نگاه کنیم. این فایل بسیار ساده ساخته شده است و حاوی چیزی جز یک جدول دو ستونی واحد نیست. در ستون سمت چپ، هر ردیف باید عبارت متفاوتی را نشان دهد که می‌خواهید در سند اصلی شما نمایه شود. در جاستین در مورد، او باید هر ترکیب منحصر به فرد "ABC 12:34" را فهرست کند. در ستون سمت راست، هر ردیف شامل ورودی شاخص مورد نظر برای عبارت سمت چپ است. در بسیاری از موارد ممکن است این بدان معنا باشد که ستون سمت راست به سادگی آنچه را در سمت چپ است تکرار می کند، اما اگر بخواهید عبارت متفاوتی را برای ورودی فهرست مشخص کنید یا بخواهید یک زیرمجموعه در آن گنجانده شود، لزوما این کار را نمی کند. از ورودی شاخص اصلی و به دنبال آن یک کولون و سپس ورودی فرعی استفاده می کند.)

پس از تکمیل فایل هماهنگی، آن را ذخیره کنید. اکنون می توانید سند اصلی خود را باز کنید و مراحل زیر را دنبال کنید:

شکل 1. کادر محاوره ای Index.

1. تب References روبان را نمایش دهید.
2. در نزدیکی سمت راست نوار، در گروه Index، روی ابزار Insert Index کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Index را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
3. روی دکمه AutoMark کلیک کنید. Word یک کادر محاوره ای را نمایش می دهد که بسیار شبیه به یک جعبه گفتگوی Open استاندارد است.
4. از ابزارهای موجود در کادر محاوره ای برای پیدا کردن و انتخاب فایل هماهنگی که ایجاد کرده اید استفاده کنید.
5. روی Open کلیک کنید.

همین است؛ Word از محتویات فایل تطابق به عنوان راهنمای افزودن ورودی های فهرست به سند اصلی شما استفاده می کند. پس از اتمام، می توانید فهرست خود را هر کجا که می خواهید وارد کنید.

زمانی که به ورد اجازه می‌دهم عملیات انبوهی را بر روی یک سند انجام دهد، یکی از چیزهایی که برای من مفید است، این است که مطمئن شوم یک نسخه اضافی از سند را در اطراف نگه می‌دارم. بنابراین، قبل از اینکه فایل هماهنگی را با استفاده از مراحل بالا اعمال کنید. ممکن است بخواهید یک کپی از سند بدون تغییر خود تهیه کنید. این صرفاً یک اقدام احتیاطی ایمنی است در صورتی که من شخصاً چیزی را در پرونده هماهنگی خراب کرده باشم.

اگر نمی خواهید مسیر ایجاد یک فایل هماهنگی را طی کنید، می توانید از یک ماکرو برای اضافه کردن ورودی های فهرست استفاده کنید. این یک مثال است:

Sub CreateManyIndexEntries()
    Dim sFindPattern As String
    Dim sTemp As String

    " Indicate the pattern to find
    sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"

    " Jump to beginning of document
    Selection.HomeKey Unit:=wdStory

    " Find first instance of pattern
    Selection.Find.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = sFindPattern
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindStop
        .Format = False
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
        .IgnoreSpace = False
    End With
    Selection.Find.Execute

    While Selection.Find.Found
        " Create what we want for index entry,
        " ensuring that any colons are escaped out
        sTemp = Replace(Selection, ":", ":")

        " Create the actual index entry
        ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _
          Range:=Selection.Range, _
          Entry:=sTemp, _
          EntryAutoText:="", _
          CrossReference:="", _
          CrossReferenceAutoText:="", _
          BookmarkName:="", _
          Bold:=False, _
          Italic:=False

        " Set up next Find operation
        Selection.Collapse wdCollapseEnd
        Selection.Find.Execute
    Wend
End Sub

ماکرو به ابتدای سند می‌پرد و اولین نمونه از هر چیزی که در متغیر sFindPattern است را پیدا می‌کند. همانطور که در بالا نشان داده شده است، متغیر شامل یک الگو است - سه حرف به دنبال یک فاصله، سپس دو رقم، یک دو نقطه و دو رقم. (این الگویی است که جاستین مشخص کرده است.) اگر مطابقت پیدا شود، یک ورودی شاخص ایجاد می شود که با هر چیزی که پیدا شد مطابقت دارد. ورودی شاخص در سند درج می شود و سپس رخداد بعدی الگو جستجو می شود. این برای هر نمونه از الگو در سند تکرار می شود.

رویکرد کلان بیشتر یک روش brute-force برای ایجاد ورودی های شاخص است. این به این دلیل است که به اندازه استفاده از فایل Concordance انعطاف پذیر نیست. آن را مدیریت نمی کند ایجاد ورودی های شاخص متفاوت از آنچه شما جستجو می کنید، و همچنین زیرمجموعه ها را مدیریت نمی کند.