Hal has a very large document that he works with regularly. The document is just text, with no images, and contains about 2,700 pages. The file size of the document is not terribly large, being under 2 MB. However, opening and editing the document can be excruciatingly slow. For instance, editing a sentence or applying a style can take minutes to accomplish. Hal wonders how he can speed up working with this long document.
Actually, there are a good number of things you can do, each of which might contribute to working with the document faster. Let"s look at each of them, in turn.
How Your Document is Saved
First, let"s talk about your document. How old is it? If you have been working with it for a while (and by "a while" I mean years), I would try the following, checking after each task to see if it helps.
- Make sure you are saving your document on a local hard drive, not on a network drive or on a cloud drive such as OneDrive or DropBox.
- Use Save As to save the document under a new name.
- If the document is an old DOC format, save it in the current DOCX format.
- If the document is in the current DOCX format, save it in the older DOC format, get out of Word, get back into Word, load the DOC file, and save it under a new name in the current DOCX format.
- Save the document in RTF format, get out of Word, get back into Word, load the RTF file, and save it under a new name in the current DOCX format.
دلیل اینکه ذخیره سند در نسخه‌های مختلف کار می‌کند این است که باعث می‌شود Word به صورت داخلی، اشاره‌گرها و مراجع را «دوبار بررسی» کند تا مطمئن شود که صحیح و بهینه هستند. سپس این می تواند به Word اجازه دهد تا سریعتر با سند کار کند.
آنچه که سند شما شامل می شود
اکنون ممکن است بخواهید به آنچه در سند شما وجود دارد نگاه کنید. شما اشاره کردید که "فقط متن" بود و هیچ تصویری نداشت، اما ممکن است بخواهید موارد زیر را بررسی کنید. (چون گفتید هیچ تصویری ندارید، من هیچ پیشنهادی را در رابطه با آنها درج نمی کنم.)
- آیا سند حاوی کادرهای متنی زیادی است؟ (جعبه های متنی بسیار شبیه به گرافیک هستند. در حالی که ممکن است شما تصاویر نداشته باشید، با تعداد زیادی جعبه متن، عملکرد Word شبیه به داشتن تصاویر زیاد است.)
- آیا برای مدتی از Track Changes استفاده کرده‌اید که ویرایش‌های زیادی روی صفحه نمایش داده شده است؟ (اینها واقعاً می توانند سرعت کار را کاهش دهند. فقط خاموش کردن Track Changes کمکی نمی کند؛ شما می خواهید تغییرات را تا حد امکان حل کنید.)
- آیا سند حاوی پیوندهایی به منابع خارجی، به ویژه در وب یا درایوهای شبکه است؟ اینها می توانند سرعت ویرایش را به شدت کاهش دهند. (به https://wordribbon.PCcloob.ir/T000978 مراجعه کنید تا چگونه می توانید به روز رسانی پیوندهای خارجی را هنگام باز کردن یک سند خاموش کنید.)
- آیا سند دارای تعداد زیادی پاورقی یا پایانی است؟ اینها چالش‌های پیچیده‌تری برای طرح‌بندی صفحه برای Word ایجاد می‌کنند، به‌ویژه اگر از پاورقی‌ها استفاده می‌کنید و به صورت جداگانه بسیار طولانی هستند.
- آیا سند شما دارای تعداد زیادی شکستگی خط و به خصوص شکستگی بخش است؟ اینها می توانند صفحه بندی را تا حد زیادی تحت تأثیر قرار دهند و Word را مجبور کنند که بیشتر از آنچه که در غیر این صورت انجام می داد، دوباره صفحه بندی کند.
- آیا سند شما حاوی جداول زیادی است؟ گزارش هایی مبنی بر اینکه تعداد زیادی جداول باعث کندی برنامه شده اند گزارش شده است. (آنچه "تعداد زیاد جدول" را تشکیل می دهد بسته به سایر متغیرها می تواند بسیار متفاوت باشد.)
یک قانون سرانگشتی در اینجا این است که چیزهای زیادی وجود دارد که مردم آنها را به عنوان "فقط متن" در نظر می گیرند، اما واقعاً نیستند. شما می توانید با باز کردن یک سند جدید، انتخاب همه چیز از سند قدیمی بررسی کنید که "فقط متن" چیست. و از Paste Special در سند جدید برای چسباندن فقط به عنوان متن استفاده کنید. این کار می تواند بسیاری از "اضافی" هایی را که Word ممکن است در سند قدیمی با آنها کار می کند حذف کند. باید توجه داشته باشید که هر قالب بندی در متن چسبانده شده را نیز حذف می کند. به طوری که می تواند کار بزرگی را در انجام دوباره قالب بندی درست ایجاد کند.
فساد احتمالی سند
این امکان وجود دارد که سند شما خراب شده باشد یا اولین نشانه های فساد را نشان دهد. می‌توانید با تعیین اینکه آیا مشکل مربوط به یک سند است یا چند سند، این موضوع را محدود کنید. (اگر با چندین سند باشد، به احتمال زیاد مشکل از خرابی اسناد نیست.)
همچنین باید توجه داشت که سناریوهای مختلف «صرفه‌جویی» که در بخش اول این نکته توضیح داده شد، ممکن است بر هر گونه فساد احتمالی در سند غلبه کند. اگر فکر می کنید هنوز ممکن است مشکلی وجود داشته باشد، برای کمک به اصلاح آن، ادامه مطلب را بخوانید.
روش استاندارد برای غلبه بر خرابی سند، کپی کردن محتویات فایل (منهای آخرین کاراکتر در فایل) در سند دیگری است. این ممکن است با اسناد کوتاه‌تر به خوبی کار کند، اما به ویژه در اسناد بسیار طولانی عملی نیست.
- سند خراب را باز کنید.
- یک سند کاملاً جدید ایجاد کنید.
- به سند فاسد بروید.
- Ctrl+Home را فشار دهید تا به ابتدای سند بروید.
- یک "تکه" از سند را انتخاب کنید - شاید 100 صفحه یا بیشتر.
- Ctrl+C را فشار دهید . این بخش انتخاب شده از سند را در کلیپ بورد کپی می کند.
- به سند جدید (سند ایجاد شده در مرحله 2) بروید.
- Ctrl+V را فشار دهید . محتویات کلیپ بورد در سند خالی چسبانده می شود.
- مراحل 5 تا 8 را با "تکه های" متوالی سند تکرار کنید. فقط زمانی که برای کپی کردن آخرین قسمت سند آماده هستید، باید مرحله 10 را ادامه دهید.
- نقطه درج را درست قبل از آخرین بخش سند خراب قرار دهید.
- Shift+Ctrl+End را فشار دهید . با این کار همه چیز بین نقطه درج فعلی و انتهای سند انتخاب می شود.
- با فشار دادن کلید فلش چپ ، کلید Shift را نگه دارید . این اطمینان حاصل می کند که آخرین کاراکتر در سند (علامت پاراگراف پایانی) انتخاب نشده است.
- Ctrl+C را فشار دهید . این قسمت آخر سند را در کلیپ بورد کپی می کند.
- به سند جدید (سند ایجاد شده در مرحله 2) بروید.
- Ctrl+V را فشار دهید . محتویات کلیپ بورد در سند خالی چسبانده می شود.
- سند جدید را ذخیره کنید.
- سندی را که مشکوک هستید خراب است ببندید.
مدتی با سند جدید کار کنید تا ببینید آیا مشکلات اصلاح شده است یا خیر. (اگر مشکلات مربوط به خرابی اسناد بود، قطعاً باید شاهد بهبود در پاسخگویی و پوسته پوسته شدن کمتر در رفتار Word باشید.)
پیکربندی Word را تغییر دهید
شما همچنین می توانید این وظایف را نسبت به نحوه پیکربندی Word امتحان کنید. (پس از هر یک از این پیشنهادات، من سعی کردم پیوندی به یک WordTip اضافه کنم که اطلاعات بیشتری را در رابطه با پیشنهاد ارائه می دهد.)
اگرچه به طور خاص تغییر پیکربندی نیست، ممکن است بخواهید بررسی کنید که آیا برنامه‌های افزودنی یا پس‌زمینه‌ای در حال اجرا دارید یا خیر. این ممکن است شامل هر گونه بررسی کننده ویروس باشد. آنها را خاموش کنید و بررسی کنید که آیا ویرایش سند سریعتر انجام می شود یا خیر.
قاعده کلی این است که شما می خواهید هر گزینه پیکربندی که نیاز به پردازش اضافی یا هر پردازش پس زمینه ای دارد را خاموش کنید. در حالی که این موارد اختیاری می‌توانند زندگی شما را در هنگام کار با اسناد کوتاه‌تر آسان‌تر کنند، اما می‌توانند کار با اسناد بسیار طولانی را کاهش دهند.
آخرین چیزهایی که باید بررسی شود
اگر هیچ یک از این موارد کار نمی کند، ممکن است بخواهید برخی از موارد مربوط به سیستم خود را بررسی کنید. اول، چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در خود ویندوز بهینه‌سازی کنید تا مطمئن شوید که در اوج عملکرد کار می‌کند. راستش را بخواهید، اگر فقط با یک سند مشکل دارید، نباید ویندوز را فشار دهید و به راه بیندازید، اما مطمئن شدن از اینکه همه چیز خوب است، ضرری ندارد. در اینجا یک مقاله مایکروسافت در مورد کندی در Word است و زمان زیادی را صرف تمرکز روی مسائل ویندوز می کند:
http://support.microsoft.com/kb/918793
همچنین ممکن است بخواهید به سخت افزار خود نگاه کنید. کامپیوتر شما چند ساله است؟ رم کافی داره؟ آیا هارد دیسک شما تقریباً پر است؟ آیا هارد دیسک شما یکی از درایوهای SSD جدیدتر است؟
اگر سخت افزار شما ضعیف است و نمی توانید آن را ارتقا دهید، ممکن است بخواهید سند خود را به چندین سند کوچکتر تقسیم کنید - شاید 4 یا 5 سند تقریباً مساوی. سپس می‌توانید با هر سند به‌صورت جداگانه کار کنید و در صورت نیاز «آنها را دوباره کنار هم قرار دهید».
