میشل یک سند Word ایجاد کرد، اما وقتی تیم فروش او آن را باز می کند، حاشیه ها از بین می روند. او تعجب می کند که چگونه می تواند جلوی این اتفاق را بگیرد.
این سوال در واقع "پیچیده" است، به این معنی که با اطلاعات بیشتر تمرکز بر روی یک راه حل آسان تر خواهد بود. به عنوان مثال، حرکت حاشیه ها به چه معناست؟ در رایانه هایی که اعضای تیم فروش استفاده می کنند؟ در کامپیوتر میشل وقتی از تیم فروش برمی گردد؟
برای اهداف این نکته، من فرض میکنم که مسئله این است که وقتی عضو تیم فروش A (ما او را تینا صدا میزنیم) سند را باز میکند، حاشیهها متفاوت از زمانی است که توسط عضو تیم فروش B باز میشود. ما او را باب می نامیم. و حواشی مشهود در هر دو سیستم تینا و باب با آنچه میشل دیده است متفاوت است.
دلایل زیادی برای این اتفاق می تواند وجود داشته باشد. در اینجا فقط چند مورد است:
- آیا هر سه نفر از یک حالت مشاهده سند را مشاهده می کنند؟ اگر یکی از نمای طرحبندی چاپ، نمای پیشنویس دیگر و نمای دیگری در حالت خواندن استفاده میکند، حاشیهها در هر سه متفاوت به نظر میرسند. (اگر چاپ شوند احتمالاً متفاوت نیستند، اما روی صفحه نمایش متفاوت خواهند بود.)
- آیا سند در هر سیستم در Word باز می شود یا کاربر برای باز کردن آن در یک برنامه ایمیل دوبار کلیک می کند؟
- آیا هر سه در یک نوع سیستم از Word استفاده می کنند؟ اسناد را می توان تقریباً در هر نوع سیستمی که ممکن است تصور کنید (از جمله رایانه لوحی) باز می شود و هر کدام به شکلی متفاوت ظاهر می شوند.
- اگر هر سه از یک نوع سیستم استفاده می کنند، آیا درایورهای چاپگر هر سه یکسانی نصب شده است؟ Word می تواند به طور فعال ظاهر یک سند را بر اساس درایورهای چاپگر مورد استفاده تغییر دهد.
- آیا هر سه سیستم فونت های یکسانی نصب کرده اند؟ فونتهای متفاوت حاشیهها را تغییر نمیدهند، اما نحوه جریان متن در حاشیه را تغییر میدهند، و این میتواند ظاهری را نشان دهد که حاشیهها تغییر کردهاند.
- آیا باب یا تینا در کشوری متفاوت از میشل هستند؟ اگر چنین است، پس سندی که برای یک صفحه به اندازه حرف طراحی شده است احتمالاً در سیستمی که با اندازه کاغذ A4 کار می کند، مشاهده می شود یا برعکس.
- آیا همه سیستم ها از یک الگو و/یا یک موضوع استفاده می کنند؟ قالب ها و تم ها می توانند تاثیر زیادی بر نحوه نمایش یک سند داشته باشند.
بسیاری از موارد فوق یک مشکل هستند زیرا Word یک برنامه پردازش کلمه است. این به معنای واقعی کلمه کلمات را "پردازش" می کند تا به صورت پویا ظاهر هر سند باز شده در آن را تغییر دهد، و این می تواند کمی نگران کننده باشد.
با این حال، اگر باب (یا تینا) گزارش را برای میشل بفرستد و همانطور که در دستگاه او انتظار می رود ظاهر شود، ظاهر ممکن است چندان مهم نباشد. اگر مشکل بزرگی است و میشل میخواهد گزارش «قفل» شود، بنابراین در همه دستگاهها یکسان به نظر میرسد، بهترین گزینه استفاده نکردن از سند Word است. در عوض، میشل می تواند یک PDF از سند Word ایجاد کند و PDF را در بین همه توزیع کند.
اگر یک سند Word باید توزیع شود و اسناد توسط باب و تینا تغییر کرده اند، بهترین گزینه ممکن است محافظت از سند با استفاده از ابزارهای موجود در برگه بررسی نوار باشد.
