شیشونا به این فکر می کند که آیا راهی برای اکسل وجود دارد که با باز کردن هر کتاب کار، فیلترها را فعال یا تنظیم کند. او تقریباً همیشه از فیلترها برای کاربرگ‌های خود استفاده می‌کند و فکر نمی‌کند وجود فیلتر برای کتاب‌های کاری که از فیلتر استفاده نمی‌کند ضرری داشته باشد. به جای آن، فیلترها را هر بار که او یک کتاب کار را باز می کند، فعال می کند، مانند آنها که قبلاً روشن است.
پاسخ، همانطور که ممکن است حدس بزنید، دقیقاً به معنای «پیش‌فرض» بستگی دارد. اگر کاربرگ حاوی داده ای نباشد، اکسل به شما اجازه نمی دهد فیلترها را روشن کنید (زیرا چیزی برای فیلتر کردن وجود ندارد)، بنابراین "پیش فرض" نمی تواند به معنای کتاب های کاری جدید و خالی باشد.
از آنجایی که فیلترها را فقط می‌توان در کاربرگ‌هایی فعال کرد که حاوی داده‌ها هستند، می‌توان یک «کتاب کار پیش‌فرض» ایجاد کرد که حاوی داده‌ها باشد و فیلترها روشن باشند. سپس آن کتاب کار را در مکانی مخصوص در سیستم خود ذخیره کنید تا بتوان از آن به عنوان الگوی پیش فرض برای هر کتاب کاری جدیدی که ایجاد می کنید استفاده کرد. (نحوه انجام این کار در شماره های دیگر ExcelTips توضیح داده شده است .)
البته، اتخاذ این رویکرد ممکن است بیش از ارزش آن مشکل داشته باشد، زیرا احتمالاً پس از ایجاد یک کتاب کار جدید، باید داده های فیلتر شده پیش فرض را حذف کنید، به این معنی که به هر حال فیلترینگ حذف خواهد شد. بنابراین، بهتر است با رویکرد پیش فرض کتاب کار اشتباه نکنید.
درعوض، ممکن است منظورتان این باشد که می‌خواهید وقتی یک کتاب کار موجود را باز می‌کنید، فیلتر کردن به طور خودکار فعال شود. هیچ راهی برای انجام خودکار این کار در اکسل وجود ندارد، اما ممکن است نیازی به این کار نداشته باشید. دلیل آن این است که وقتی یک کتاب کار را ذخیره می‌کنید، اکسل به خاطر می‌آورد که کدام یک از داده‌های شما فیلترهایی روی آن اعمال شده است. بنابراین، اگر یک کاربرگ ایجاد کنید و فیلتر کردن را روشن کنید، و سپس کتاب کار را ذخیره کنید، دفعه بعد که آن را باز می‌کنید، فیلترهای روی آن داده‌ها همچنان روشن خواهند بود.
همچنین می توانید مطمئن شوید که داده های کاربرگ شما به عنوان یک جدول داده رسمی تعریف شده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک سلول از داده ها را انتخاب کنید و Ctrl+T را فشار دهید یا تب Insert روبان را نمایش دهید و روی ابزار Table کلیک کنید. پس از تنظیم جدول داده ها، اکسل فیلترهای آن جدول داده را روشن نگه می دارد مگر اینکه آن را از جدول داده به داده های معمولی تبدیل کنید.
اگر نگران این هستید که هنگام ذخیره کتاب کار، فیلتری خاموش شود (یا اصلاً روشن نشود)، می‌توانید یک ماکرو به ترکیب اضافه کنید تا از کاربرگ‌ها عبور کرده و فیلتر را روشن کنید. مثال زیر این کار را انجام می‌دهد و هر کاربرگ را که ممکن است فیلتر کردن آن از قبل روشن باشد نادیده گرفته شود.
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
Cancel As Boolean)
Dim ws As Worksheet
On Error Resume Next Handles worksheets with no data
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
If ws.AutoFilter Is Nothing Then
Only affect worksheets with filtering turned off
ws.Rows(ws.UsedRange.Row).AutoFilter
End If
Next ws
On Error GoTo 0
End Sub
این ماکرو باید به شی ThisWorkbook در ویرایشگر ویژوال بیسیک اضافه شود. هر بار که کتاب کار بسته می شود اجرا می شود، در نتیجه اطمینان حاصل می شود که فیلتر برای هر کاربرگ روشن است. از آنجایی که حالت فیلتر همراه با کتاب کار ذخیره می شود، دفعه بعد که کتاب کار باز می شود، فیلترها در جای خود قرار می گیرند.
البته، ممکن است نخواهید یک ماکرو با هر یک از کتاب های کاری شما مرتبط باشد. در چنین شرایطی، به خاطر سپردن یک میانبر کوچک صفحه کلید ساده تر است: Ctrl+Shift+L . این میانبر وضعیت فیلتر را روی داده های اطراف سلول انتخاب شده فعلی تغییر می دهد. بنابراین، می توانید یک سلول را انتخاب کنید، Ctrl+Shift+L را فشار دهید و فیلترینگ روشن می شود. دوباره آن را فشار دهید و فیلتر کردن خاموش می شود. میانبر بسیار سریع است و به شما امکان می دهد به راحتی داده های خود را فیلتر کنید (یا نه).
همچنین می توانید ابزار Filter را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید. (افزودن ابزار به QAT در شماره های دیگر ExcelTips پوشش داده شده است. ) برای روشن و خاموش کردن فیلتر، روی نماد فیلتر کلیک کنید.
