ماس یک پایگاه داده اکسس از مشتریان خود ساخته است و از Excel برای صورتحساب استفاده می کند. او فکر می کند که آیا راهی برای پر کردن فیلدهای اطلاعات مشتری در فاکتور اکسل به طور خودکار از پایگاه داده Access وجود دارد یا خیر.
چند راه وجود دارد که می توانید به این کار نزدیک شوید، و هر روش مزایا و معایبی دارد. یک رویکرد نسبتا ساده (بدیهی است) این است که به طور کلی از اکسل صرف نظر کنید و به سادگی همه چیز را در Access انجام دهید. فاکتورهای ساده را می توان با استفاده از فرم ها ایجاد کرد، و سپس داده های شما نیازی به جابجایی بین برنامه ها ندارند.
اگر ترجیح می دهید فاکتور را در اکسل انجام دهید، می توانید یک پیوند در اکسل به یک پرس و جو در Access ایجاد کنید. با دنبال کردن این مراحل کلی یک پرس و جو جدید ایجاد می کنید:
- سلول A1 را در یک کاربرگ جدید انتخاب کنید. (یک سلول در فاکتور خود را انتخاب نکنید.)
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار From Access در گروه Get External Data کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای انتخاب منبع داده را نمایش می دهد. (به نظر می رسد بسیار شبیه یک کادر محاوره ای Open استاندارد است.)
- از کنترل‌های موجود در کادر محاوره‌ای برای یافتن و انتخاب پایگاه داده Access که اطلاعات مشتری شما را دارد، استفاده کنید.
- روی Open کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Select Table را نشان می دهد، مشروط بر اینکه بیش از یک جدول در پایگاه داده Access که باز کرده اید وجود داشته باشد.
- نام جدول یا پرس و جوی حاوی داده های شما را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Import Data را نمایش می دهد.
- از کنترل های موجود در کادر محاوره ای برای تعیین نحوه و مکان وارد کردن داده ها استفاده کنید.
- روی OK کلیک کنید. اکسل داده هایی را که مشخص کرده اید می گیرد و در کاربرگ قرار می دهد.
با دسترسی به داده‌های اکنون در کاربرگ خود، می‌توانید با استفاده از فرمول‌هایی که از توابع جستجوی مختلف استفاده می‌کنند، به اطلاعات وارد شده از فاکتور خود دسترسی پیدا کنید. هر بار که کتاب کار را باز می کنید، اطلاعات وارد شده به روز می شوند.
روش دیگر توسعه مجموعه ماکروهای VBA برای گرفتن اطلاعات از پایگاه داده Access است. این یک کار بی اهمیت نیست، زیرا شامل دانستن نحوه دسترسی از طریق VBA به اشیاء در اکسل و اکسس است. همچنین باید بدانید که چگونه عبارات SQL را کنار هم قرار دهید تا فقط داده هایی را که می خواهید از پایگاه داده استخراج کنید. مزیت slogging از طریق ایجاد ماکروها این است که آنها بیشترین انعطاف ممکن را در گرفتن داده ها و دستکاری آنها ارائه می دهند.
ایجاد ماکروهای دقیق مورد نیاز شما فراتر از محدوده این نکته ساده است. با تهیه چند کتاب خوب برنامه نویسی VBA می توانید اطلاعات بیشتری کسب کنید (مطمئن شوید که یکی از آنها را مخصوص Access به عنوان یکی از کتاب ها تهیه کرده اید). وب سایت های موجود در سایت Access MVP نیز ممکن است مفید باشند:
http://www.mvps.org/links.html#Access
