جنی یک کاربرگ بزرگ دارد که اغلب باید آن را مرتب کند. چندین بار داده ها پس از مرتب سازی "درهم" شده اند. جنی به این فکر می کند که آیا راهی جز انتخاب دستی تمام سلول ها برای مرتب سازی وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که همه داده ها قبل از اینکه اکسل واقعاً مرتب سازی را انجام دهد انتخاب شده است.
بزرگترین کاری که می توانید برای جلوگیری از مرتب سازی درهم ریخته انجام دهید این است که به یاد داشته باشید که چگونه اکسل داده هایی را که می خواهید مرتب کنید "تشخیص" می کند. با شروع با سلول فعلی انتخاب شده، اکسل در همه جهات (بالا، پایین، چپ و راست) نگاه می کند تا زمانی که سطرها یا ستون های خالی را پیدا کند. هنگامی که سطر یا ستون خالی را پیدا کرد، مشخص می کند که مرزی برای داده هایی که می خواهید مرتب شوند پیدا کرده است. بنابراین، اگر داده‌های شما که می‌خواهید مرتب شوند در واقع حاوی ردیف‌ها یا ستون‌های خالی هستند، مرتب‌سازی همیشه داده‌های شما را خراب می‌کند زیرا اکسل همه چیز را نمی‌گیرد.
اولین راه حل این موضوع این است که سطرها و ستون‌ها - تمام داده‌هایی - را که می‌خواهید قبل از انجام مرتب‌سازی مرتب شوند، انتخاب کنید. با این حال، راه حل بهتر این است که مطمئن شوید هیچ سطر یا ستون خالی در داده های شما وجود ندارد - فقط آنها را حذف کنید یا چیزی را در ردیف یا ستون قرار دهید تا اکسل آن را به عنوان بخشی از داده های شما تشخیص دهد.
اگر داده‌های شما با عناوین ستون‌هایی که بعد از مرتب‌سازی حرکت می‌کنند درهم می‌آیند، باید مطمئن شوید که سرفصل‌ها به نحوی از داده‌های جدول متمایز شده‌اند. من دوست دارم مطمئن شوم که پررنگ هستند و زیر هر سلول خط کشیده شده است. این معمولاً این ترفند را انجام می دهد تا اکسل به طور خودکار آنها را به عنوان عنوان و نه به عنوان داده تشخیص دهد. به‌علاوه، اگر عنوانی را در یک ستون خالی قرار دهم، آن ستون دیگر خالی نیست و اکسل آن را به عنوان بخشی از داده‌هایی که باید مرتب شوند تشخیص می‌دهد. (این به رفع مشکل ستون‌های خالی که قبلاً بحث شد کمک می‌کند.)
راه دیگری برای کمک به جلوگیری از مرتب سازی درهم، تعریف داده های خود به عنوان یک جدول است. این کار را با انتخاب سطرها و ستون هایی که داده های شما را تشکیل می دهند و سپس فشار دادن Ctrl+T انجام می دهید . اکسل کادر محاوره ای ایجاد جدول را نمایش می دهد، جایی که می توانید بررسی کنید که تمام داده های شما انتخاب شده است. روی OK در کادر محاوره ای کلیک کنید و جدول ایجاد می شود. وقتی جدول را مرتب می کنید، همه داده ها - از جمله هر ردیف یا ستون خالی در جدول - در مرتب سازی گنجانده می شود.
