Ritesh حجم عظیمی از داده ها را دارد که باید آنها را در اکسل پردازش کند. هر خط در یک کاربرگ شامل یک شماره قطعه در ستون A است که باید رکوردها را بر اساس آن مرتب کند. مشکل این است که Ritesh نمی تواند مرتب سازی مستقیم انجام دهد. چهار کاراکتر اول شماره قسمت ها باید نادیده گرفته شوند. بنابراین، مرتب سازی در واقع باید با کاراکتر پنجم شماره قطعه شروع شود.
ساده ترین راه برای رسیدگی به این وضعیت ایجاد یک ستون جدید در اکسل است که کاملاً از اطلاعاتی که می خواهید در مرتب سازی استفاده کنید تشکیل شده باشد. در این حالت، می‌توانید یک ستون جدید و خالی در سمت راست ستون A اضافه کنید و سپس این فرمول را در سلول اول ستون (که سلول B2 فرض می‌شود) وارد کنید:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-4)
متوجه خواهید شد که سلول B2 اکنون شامل شماره قطعه است که با کاراکتر پنجم شروع می شود. این فرمول را به تعداد سلول های لازم کپی کنید و سپس یک مرتب سازی استاندارد بر اساس محتوای ستون B انجام دهید.
راه دیگر برای رسیدن به ستون جدید - اگر از اکسل 2013 یا جدیدتر استفاده می کنید - استفاده از ویژگی Flash Fill است. من شخصاً این کار را کمی محدودتر از استفاده از فرمول ذکر شده می دانم، اما ممکن است برای نیازهای شما خوب عمل کند. تنها کاری که باید در سلول B2 انجام دهید این است که بخشی از سلول A2 را که می خواهید استفاده کنید تایپ کنید. به عنوان مثال، اگر سلول A2 دارای شماره قطعه "ABCDU643" باشد، در سلول B2 باید "U643" را تایپ کنید. سپس، با انتخاب سلول B2، روی دستگیره پر کلیک راست کرده و آن را برای تعداد سلول های لازم به سمت پایین بکشید. هنگامی که دکمه ماوس را رها می کنید، یک منوی زمینه ظاهر می شود که از آن می توانید Flash Fill را انتخاب کنید.
من اشاره کردم که Flash Fill را کمی محدود می‌دانم، زیرا همیشه نمی‌تواند به درستی نحوه استخراج سلول‌ها از نسخه اصلی را تعیین کند. به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که سلول A2 حاوی "ABCD1234" است و شما "1234" را در سلول B2 تایپ کنید. علاوه بر این، سلول A3 حاوی "EFGHA567" است. وقتی فلش را بر اساس سلول B2 پر می‌کنید، اکسل تصمیم می‌گیرد که می‌خواهید همه حروف را از ابتدای سلول‌های دیگر حذف کنید، به طوری که B3 به جای «A567»، همانطور که واقعاً می‌خواستید، حاوی «567» باشد. این تفسیر نادرست از جانب اکسل تنها در صورتی رخ می دهد که سلول اول (B2) فقط دارای اعداد باشد.
صرف نظر از اینکه چگونه بخش قابل توجهی از شماره قطعات خود را در ستون B قرار می دهید، وقتی مرتب سازی را بر اساس محتویات ستون B انجام می دهید، در نهایت شماره قطعه خود را به ترتیب دلخواه می گیرید. سپس می‌توانید ستون B را حذف کنید، یا اگر ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشید اما نمی‌خواهید نمایش داده شود، می‌توانید آن را پنهان کنید.
