Vitalis ستونی دارد که شامل شماره سریال است. این فرمت‌ها مانند SFP/0002/2015، SFP/0234/2017، و غیره است که چهار رقم نهایی یک سال است. او باید این شماره های سریال را بر اساس سال و سپس بر اساس شخصیت های اصلی مرتب کند. او در مورد ساده ترین راه برای انجام این کار تعجب می کند.
روش سنتی امتحان شده و واقعی برای نزدیک شدن به این کار، استفاده از یک ستون کمکی است که حاوی آنچه به عنوان کلید مرتب‌سازی اولیه می‌خواهید باشد. به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که شماره سریال شما در ستون A و اولین شماره در سلول A2 قرار دارد. می توانید فرمول زیر را در سلول B2 قرار دهید:
=RIGHT(A2,4)
چیزی که در نهایت به آن می رسید فقط یک سال در سلول B2 است. این فرمول را به تعداد ردیف‌های لازم کپی کنید و سپس با استفاده از ابزار Sort در زبانه Data روبان، مرتب‌سازی سنتی را انجام دهید. می‌خواهید مرتب‌سازی اولیه بر اساس ستون B و مرتب‌سازی ثانویه بر اساس ستون A باشد. اگر نمی‌خواهید ستون کمکی قابل مشاهده باشد، می‌توانید آن را پنهان کنید یا اگر نیاز به مرتب‌سازی اضافی ندارید، آن را کاملاً حذف کنید.
اگر از Office 365 استفاده می‌کنید، قابلیت‌های جدیدی به اکسل اضافه شده‌اند که ممکن است هنگام مرتب‌سازی برای شما مفید باشد. یکی از توابع جدید اضافه شده (SORTBY) به شما امکان می دهد طیفی از سلول ها را به راحتی مرتب کنید، بدون نیاز به استفاده از ابزار مرتب سازی واقعی موجود در برگه داده نوار.
به عنوان مثال، فرض کنید شماره سریال شما در محدوده A2:A1000 است. برای مرتب کردن آنها می توانید از فرمول زیر استفاده کنید:
=SORTBY(A2:A1000,RIGHT(A2:A1000,4)&LEFT(A2:A1000,8))
دوباره از این فرمول در یک ستون کمکی استفاده کنید و ستون حاوی مقادیر مرتب شده از A2:A1000 خواهد بود. اولین پارامتری که به تابع SORTBY ارائه می‌شود، محدوده سلول‌هایی است که می‌خواهید مرتب شوند، و دومین پارامتر محدوده‌ای است که می‌خواهید بر اساس آن مرتب شوند. در این مورد، آن پارامتر دوم آرایه‌ای از مقادیر است که سال را در ابتدا به دنبال کاراکترهای اصلی هر شماره سریال قرار می‌دهد.
یک مزیت جانبی استفاده از SORTBY این است که شماره سریال اصلی شما به هیچ وجه تغییر موقعیت نمی دهد. ستون کمکی شامل شماره های سریال مرتب شده است، بنابراین هر دو لیست - مرتب شده و مرتب نشده - را در کاربرگ خود خواهید داشت.
مجدداً به یاد داشته باشید که تابع SORTBY فقط در نسخه اکسل ارائه شده با Office 365 در دسترس است. اگر می خواهید کتاب کار خود را با شخصی که از نسخه قبلی برنامه استفاده می کند به اشتراک بگذارید، باید تابع SORTBY را حذف کنید (با استفاده از چسباندن مقادیر روی مقادیر مرتب شده در ستون کمکی) یا فقط به رویکرد سنتی که قبلاً بحث شد تکیه کنید.
