آلن اغلب از اکسل برای سازماندهی اطلاعات مبتنی بر متن استفاده می کند. او از ابزار AutoFilter برای مشاهده داده ها با عناصر مشترک استفاده می کند. او متوجه شد که سلول هایی با بیش از 254 کاراکتر در قسمت چک لیست کشویی AutoFilter نمایش داده نمی شوند. از آنجایی که بسیاری از کاربرگ‌های او دارای سلول‌هایی با تعداد کاراکترهای بالای 254 هستند، این محدودیت به این معنی است که او نمی‌تواند تمام داده‌های مرتبط را با استفاده از AutoFilter مشاهده کند. (آلن می داند که می تواند از گزینه فیلتر متن برای به دست آوردن نتایج مورد نظر خود استفاده کند.) او نمی داند که آیا محدودیت 254 نویسه ای برای نمایش در لیست کشویی AutoFilter یک محدودیت ذاتی اکسل است یا چیزی وجود دارد که می تواند وجود داشته باشد. انجام می شود تا این سلول ها در منوی کشویی نمایش داده شوند.
به نظر می رسد که محدودیت 254 نویسه در اکسل تعبیه شده است. در حالی که تعداد مواردی که می‌توان در لیست کشویی نمایش داده شد نسبت به چندین نسخه گذشته افزایش یافته است (اکنون روی 10000 مورد تنظیم شده است)، طول آن موارد منفرد همچنان به 254 کاراکتر محدود است.
پس چگونه می توان از این محدودیت عبور کرد؟ تنها راه‌حل بالقوه‌ای که می‌توانم پیدا کنم، استفاده از یک ستون جداگانه است که اطلاعات منحصربه‌فرد را در یک سلول بیرون می‌آورد و سپس می‌توانید آن ستون را فیلتر کنید. به عنوان مثال، فرمول موجود در سلول می تواند به طول متن در سلول اصلی نگاه کند، و اگر بیش از 254 کاراکتر باشد و آن 254 کاراکتر همان 254 کاراکتر در سلول بعدی یا قبلی باشد، آن را می کشد. 254 کاراکتر بعدی در سلول. اگر آنها یکسان نیستند، فرمول 254 کاراکتر اول را از سلول بیرون می کشد.
منطق پشت چنین رویکردی این است که اگر متن در محدوده ای از سلول ها 254 کاراکتر اول را یکسان داشته باشد، آن 254 کاراکتر ارزش کمی در تمایز محتویات یک سلول از سلول دیگر دارند. با کشیدن 254 کاراکتر که برای تمایز محتویات سلول مناسب تر هستند، می توانید سلول ها را به طور معنی داری فیلتر کنید.
البته، اگر اطلاعاتی که در اکسل با آن کار می کنید از یک منبع خارجی (مانند پایگاه داده) استخراج شده باشد، ممکن است بخواهید نحوه تولید یا استخراج داده ها را تغییر دهید تا رشته متنی محدودتر (و معنی دارتر) با آن کار می شود. به عنوان مثال، ممکن است روال‌های مورد استفاده برای تولید داده‌ها را طوری تغییر دهید که پیشوندهای رایج حذف شوند یا عبارات رایج با اختصاراتی جایگزین شوند.
