Excel شامل یک ابزار مفید است که در اکثر برنامه های آفیس گنجانده شده است: AutoCorrect. هدف از AutoCorrect این است که به طور خودکار چیزهایی را که تایپ می کنید، همانطور که آنها را تایپ می کنید، تغییر دهد. این ممکن است عجیب به نظر برسد، اما واقعا می تواند یک مزیت باشد. به عنوان مثال، اگر می دانید که همیشه یک کلمه خاص را اشتباه می نویسید، می توانید اکسل را مجبور کنید که آن کلمه را تشخیص دهد و آن را با کلمه مناسب جایگزین کند. به طور مشابه، می توانید کدهای کوتاهی را تعریف کنید که به طور خودکار با کلمات یا عبارات طولانی جایگزین شوند.
برای افزودن اطلاعات به تصحیح خودکار از کادر محاوره ای تصحیح خودکار استفاده می کنید. برای نمایش کادر محاوره ای، مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای AutoCorrect.
- کادر محاوره ای Excel Options را نمایش دهید. (در اکسل 2007 روی دکمه آفیس کلیک کنید و سپس روی Excel Options کلیک کنید. در اکسل 2010 و نسخه های بعدی، تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Proofing در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
- روی AutoCorrect Options کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای AutoCorrect را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
در نزدیکی پایین کادر محاوره ای AutoCorrect لیستی از ورودی های AutoCorrect وجود دارد. هر ورودی از دو بخش تشکیل شده است. قسمت سمت چپ همان چیزی است که شما تایپ می کنید و قسمت سمت راست همان چیزی است که اکسل به طور خودکار به جای آنچه شما تایپ می کنید استفاده می کند.
برای افزودن ورودی های تصحیح خودکار سفارشی خود، این کار را با استفاده از فیلدهای Replace و With انجام می دهید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که در قسمت Replace آنچه را که می خواهید اکسل تشخیص دهد و در فیلد With که می خواهید با چه چیزی جایگزین شود تایپ کنید. برای مثال، فرض کنید برای FDA کار می‌کردید و می‌خواستید اکسل همانطور که تایپ می‌کردید، «FDA» را با «سازمان غذا و دارو» جایگزین کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که "FDA" را در قسمت Replace و "Food and Drug Administration" را در قسمت With قرار دهید، و سپس ماوس خود را روی Add کلیک کنید.
