اکسل به شما این امکان را می دهد که به راحتی قسمتی از کاربرگ خود را که باید چاپ شود، تعریف کنید. برای تنظیم ناحیه چاپ، مراحل زیر را دنبال کنید:
- برگه ای را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید.
- تب Page Layout روبان را نمایش دهید.
- سلولهایی را که میخواهید در قسمت چاپ قرار گیرند انتخاب کنید.
- روی ابزار Print Area در گروه Page Setup کلیک کنید. اکسل چند گزینه را در زیر ابزار نمایش می دهد.
- روی تنظیم منطقه چاپ کلیک کنید.
این ساده ترین راه برای تنظیم ناحیه چاپ است. با این حال، یک راه درگیرتر وجود دارد که به شما کمی انعطافپذیری بیشتری در تعیین آنچه میخواهید در قسمت چاپ گنجانده شود، میدهد:

شکل 1. تب Sheet از کادر محاوره ای Page Setup.
- برگه ای را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید.
- تب Page Layout روبان را نمایش دهید.
- روی نماد کوچک در پایین سمت راست گروه Page Setup کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Page Setup را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که برگه Sheet انتخاب شده است. (شکل 1 را ببینید.)
- در قسمت Print Area محدوده ای را وارد کنید که نشان دهنده چیزی است که می خواهید چاپ شود.
- روی OK کلیک کنید.
در مرحله 5 می توانید یک محدوده سلول واقعی (مانند A2:G35) را وارد کنید، یا می توانید نامی را وارد کنید که به یک محدوده اختصاص داده شده است. اکسل حتی به شما امکان می دهد چندین قسمت از یک کاربرگ را که باید چاپ شوند را مشخص کنید. برای انجام این کار، به سادگی محدوده ها (یا نام ها) را که با کاما از هم جدا شده اند وارد کنید، به عنوان مثال، B3:F14،B19:F30.
همچنین می توانید از ماوس برای انتخاب ناحیه چاپ استفاده کنید. برای این کار ابتدا در قسمت Print Area کلیک کنید (این باعث می شود نقطه درج در فیلد ظاهر شود). سپس با استفاده از ماوس سلول هایی را که می خواهید شامل شوند انتخاب کنید. همانطور که محدوده ای از سلول ها را انتخاب می کنید، آدرس محدوده به طور خودکار در قسمت Print Area نشان داده می شود.
البته هشدار داده شود که استفاده از این روش به این معنی است که پس از تعریف ناحیه چاپ، اکسل فقط آن انتخاب را چاپ می کند تا زمانی که گزینه تغییر یا حذف شود. اگر نیاز به چاپ یک انتخاب متفاوت یا کل صفحه گسترده دارید، باید به یاد داشته باشید که آن را تغییر دهید.