برخی از معلمان از کاربرگ های اکسل برای محاسبه نمرات دانش آموزان استفاده می کنند. انجام این کار بسیار آسان است، زیرا نتایج محک های مختلف دانش آموزی (مسابقه ها، تست ها، تکالیف و غیره) را جمع می کنید و سپس هر محاسباتی را که برای رسیدن به نمره عددی نهایی لازم است، اعمال می کنید.
اگر این کار را انجام دهید، ممکن است تعجب کنید که چگونه می توانید نمره عددی را به یک درجه حروف تبدیل کنید. به عنوان مثال، ممکن است شما یک مقیاس درجه بندی تعریف شده داشته باشید که در آن هر چیزی زیر 52 یک F، 52 تا 63 یک D، 64 تا 74 یک C، 75 تا 84 یک B، و از 85 تا 99 یک A باشد.
راه های مختلفی وجود دارد که می توان به چنین مشکلی نزدیک شد. اول از همه، می توانید از توابع IF تو در تو در یک سلول استفاده کنید. به عنوان مثال، فرض می کنیم که نمره عددی دانش آموزان در سلول G3 است. می توانید از فرمول زیر برای تبدیل به درجه حروف بر اساس مقیاس نشان داده شده در بالا استفاده کنید:
=IF(G3
While such an approach will work just fine, using nested IF functions results in the need to change quite a few formulas if you change your grading scale. A different approach that is also more flexible involves defining a grading table and then using one of the LOOKUP functions (LOOKUP, HLOOKUP, and VLOOKUP) to determine the proper letter grade.
As an example, lets assume that you set up a grading table in cells M3:N7. In cell M3 you place the lowest possible score, which would be a zero. To its right, in cell N3, you place the letter grade for that score: F. In M4 you place the lowest score for the next highest grade (53) and in N4 you place the corresponding letter grade (D). When you are done putting in all five grade levels, you select the range (M3:N7) and give it a name, such as GradeTable. (How you name a range of cells is covered in other issues of ExcelTips.)
Now you can use a formula such as the following to return a letter grade:
=VLOOKUP(M22,GradeTable,2)
The beauty of using one of the LOOKUP functions in this manner is that if you decide to change the grading scale, all you need to do is change the lower boundaries of each grade in the grading table. Excel takes care of the rest and recalculates all the letter grades for your students.
When you put together your grading table, it is also important that you have the grades—those in the GradeTable—go in ascending order, from lowest to highest. Failure to do so will result in the wrong formula results using VLOOKUP.
