ایان باید سن تقویمی یک دانش آموز را در ستون اول، با قالب 9.11 برای نه سال و یازده ماه، سن مطالعه را در ستون بعدی (مثلاً 10.6 برای ده سال و شش ماه) وارد کند، سپس تفاوت را محاسبه کند. ماه در ستون سوم، که در این مورد 7 خواهد بود. تفاوت همیشه باید در ماه نشان داده شود، بنابراین باید به جای 1.2، 14 ماه یا به جای 2.0، 24 ماه را نشان دهد. نمی دانم چگونه می توان چنین فرمولی را کنار هم گذاشت.
ترفند این است که به سادگی به یک مجموعه مشترک از واحدها، در این مورد ماه، تبدیل کنید. بنابراین، برای مثال، 10.6 خواهد بود 12*10+6، یا 126 ماه. اگر این نوع تبدیل را هم به سن تقویمی و هم به سن خواندن انجام دهید، می توانید هر تفریقی را که برای تعیین تفاوت نیاز دارید، دوباره در ماه ها انجام دهید.
با این حال، یک هشدار بزرگ و بزرگ وجود دارد: نحوه وارد کردن تاریخ های غیر استاندارد خود در کاربرگ تأثیر زیادی بر نحوه کار با آن داده ها خواهد داشت. مشکل با در نظر گرفتن مقدار تاریخ مانند 10.10، به معنای سن 10 سال و 10 ماه به بهترین شکل نشان داده می شود. اگر این مقدار را مستقیماً در یک سلول وارد کنید، اکسل آن را به عنوان یک مقدار عددی تجزیه می کند و آن را به طور خودکار به 10.1 تغییر می دهد زیرا 0 دنباله دار (به اکسل) ناچیز است. متأسفانه این مقدار از 10.1 یعنی 10 سال و 1 ماه قابل تشخیص نیست.
دو راه حل ممکن وجود دارد. اگر می خواهید مقادیر عددی را وارد کنید، باید مطمئن شوید که همیشه یک 0 ابتدایی برای ماه ها درج می کنید. بنابراین، شما باید 10.01 یا 10.06 را وارد کنید، نه 10.1 یا 10.6.
با این حال، در بیان مشکل Ians، او به طور خاص از 10.6 به عنوان مثال استفاده می کند، به این معنی که صفرهای ابتدایی وارد نمی شوند. در این حالت، باید مطمئن شوید که آنچه وارد می کنید به عنوان متن توسط اکسل تجزیه شده است. به عبارت دیگر، قبل از شروع وارد کردن تاریخ ها، مطمئن شوید که ستون های ورودی تاریخ را به عنوان متن قالب بندی کرده اید . به این ترتیب، اکسل 10.10 را دقیقاً با صفر آخر نشان می دهد.
همه راه حل هایی که برای انجام محاسبات استفاده می کنید، فرض می کنند که تاریخ ها را با صفر ابتدایی برای ماه ها وارد می کنید یا اینکه تاریخ ها را به عنوان مقادیر متنی وارد می کنید. در همه موارد، فرض کنید که سن های تقویمی در ستون A و سن های خواندن در ستون B هستند. اگر تاریخ های شما به صورت متن قالب بندی شده اند، می توانید از فرمولی مانند شکل زیر در ستون C استفاده کنید:
=INT(B1)*12+MID(B1,FIND(".",B1)+1,2)-(INT(A1)*12+MID(A1,FIND(".",A1)+1,2))
اگر سن مطالعه بیشتر از سن تقویمی باشد یک مقدار مثبت و اگر سن خواندن کمتر از سن تقویمی باشد یک مقدار منفی برمی گرداند. اگر تاریخ ها به عنوان مقادیر عددی وارد شوند، نمی توانید از فرمول استفاده کنید زیرا اگر سن 10.00 (به معنی 10 سال و 0 ماه) وارد شود، اکسل همچنان آن مقدار را به عنوان 10 تجزیه می کند. سپس فرمول یک #VALUE را برمی گرداند! خطا به این دلیل که تابع FIND نمی تواند یک نقطه اعشاری موجود را پیدا کند.
اگر از تاریخ های قالب بندی شده عددی استفاده می کنید (دوباره، با صفرهای ابتدایی برای ماه ها)، می توانید به یکی از این دو فرمول اعتماد کنید:
=12*(INT(A1)-INT(B1))+100*(MOD(A1,1)-MOD(B1,1))
=(DOLLARDE(A1,12)-DOLLARDE(B1,12))*12
نکته کلیدی این است که در نحوه قالب بندی مقادیر تاریخ خود ثابت باشید، در صورت وارد کردن به فرمت عددی، ماه ها از صفرهای ابتدایی استفاده کنید و بر اساس اینکه با متن یا مقادیر عددی کار می کنید، از فرمول مناسب استفاده کنید.
