باب اغلب نیاز به ساخت جداولی دارد که با عناوین در مقررات دولتی کلید خورده باشند. شماره گذاری آیین نامه ها به صورت اعشاری می باشد و زمانی که بخواهد آنها را به ترتیب مرتب کند مشکل ایجاد می کند. به عنوان مثال 820.20، 820.25، 820.200، 820.250 هستند. باب این ها را به عنوان متن وارد می کند، اما همچنان به گونه ای مرتب شده اند که او نمی خواهد. در همه موارد، اکسل صفرهای انتهایی را حذف می کند و "820.20" و "820.200" را یکسان می بیند. باب به این فکر می کند که چه کاری می تواند انجام دهد.
اول از همه، باید به این نکته اشاره کرد که اگر اکسل صفرهای انتهایی را حذف کند، سلول ها به صورت متن فرمت نمی شوند. قبل از قرار دادن هر چیزی در سلول ها باید آنها را به صورت متن قالب بندی کنید ، در غیر این صورت باید قبل از ورود با یک آپستروف قرار دهید. در هر صورت، صفرهای انتهایی باید در جای خود باقی بمانند.
راه دیگر برای اجبار کردن ورودی ها به متن این است که آنها را به نحوی تغییر دهید. به عنوان مثال، می توانید به جای "820.200" "Reg 820.200" را وارد کنید. یا می توانید دوره بعد از 820 را با فاصله یا خط تیره جایگزین کنید. هر یک از این روش ها و بسیاری روش های دیگر، ورودی را مجبور می کند که به عنوان متن تلقی شود.
حتی اگر وارد کردن اطلاعات به متن را اجباری کنید، باز هم مشکل مرتب سازی حل نمی شود. دسته ای از این سلول ها را مرتب کنید، و آنها همچنان به ترتیبی که شما نمی خواهید بیرون می آیند:
820.190
820.2
820.20
820.200
820.201
820.25
820.27
دلیل آن این است که مرتب سازی از چپ به راست انجام می شود و در این طرح ".20" همیشه قبل از ".200" قرار می گیرد که همیشه قبل از ".25" قرار می گیرد. تنها راه حل این مشکل این است که ساختار اعداد را طوری تغییر دهیم که (در این مورد) همیشه سه رقم بعد از نقطه اعشار وجود داشته باشد:
820.002
820.020
820.025
820.027
820.190
820.200
820.201
در حالی که این ترتیب مرتب سازی مناسب را می دهد، اما هدف اصلی را تخریب می کند: مطابقت با شماره گذاری مورد استفاده در سیستم شماره گذاری دولتی. اگر می خواهید به آن طرح شماره گذاری صادق باشید، تنها راه حل این است که از سه ستون برای شماره گذاری خود استفاده کنید. ستون اول اعداد دولتی است که به عنوان متن وارد می شود. ستون دوم بخشی از آن اعداد در سمت چپ نقطه اعشار است که با فرمول به دست می آید:
=LEFT(A1,FIND(".",A1)-1)
ستون سوم قسمت سمت راست نقطه اعشار است که با این فرمول به دست می آید:
=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(".",A1))
با سه ستون در جای خود، می توانید مرتب سازی خود را بر اساس محتویات ستون دوم و سوم انجام دهید. پس از مرتب شدن اعداد، می توانید ستون های دوم و سوم را به دلخواه مخفی کنید.
