Jacob یک جدول حاوی مقادیر عددی دارد که از برنامه دیگری استخراج شده است. یکی از ستون ها دارای اعدادی است که ممکن است در یک سلول 3.256000 و در سلول دیگر 23.200000 باشد. او همیشه باید تمام این اعداد را مرور کند و آنها را فقط 3 رقم در سمت راست نقطه اعشار قرار دهد. جیکوب به این فکر می کند که آیا راهی وجود دارد که بتوان به طور خودکار تمام مقادیر را با استفاده از یک ماکرو رد کرد و مطمئن شد که آنها فقط سه رقم در سمت راست نقطه اعشار دارند.
مطمئناً می توان این کار را با ماکرو انجام داد، اما ممکن است بهترین راه برای انجام آن نباشد. اولین راه حل بالقوه این است که ببینید چگونه داده های اصلی خود را دریافت می کنید. در صورت امکان، ممکن است بخواهید برنامه تولید داده را طوری تغییر دهید که فقط از سه رقم اعشار استفاده کند. یا، آن را طوری تغییر دهید که داده‌ها به یک کاربرگ اکسل ختم شود که سپس می‌توانید آن را در سند Word خود جاسازی کنید.
اگر کار نکرد، ممکن است بتوانید برنامه را طوری تغییر دهید که مقادیر عددی را وارد نکند، اما فیلدهایی را وارد کند که مقادیر عددی را نمایش می دهد. این ممکن است گیج کننده به نظر برسد، اما می توانید از فیلدها برای نمایش تنها تعداد مشخصی از ارقام یک مقدار استفاده کنید. این نوع قالب بندی فیلد در سایر WordTip ها مورد بحث قرار گرفته است.
اگر نمی توانید روشی را که برنامه اصلی اطلاعاتی را که به جدول ختم می شود تغییر دهید (و اغلب افراد نمی توانند آن را تغییر دهند)، می توانید از Find and Replace برای محدود کردن مقادیر خود به سه رقم اعشار استفاده کنید. این مراحل:
- اگر می خواهید عملیات جایگزینی خود را به بخش خاصی از سند خود محدود کنید (مانند یک جدول یا یک ستون در یک جدول)، آن بخش از سند را انتخاب کنید.
- Ctrl+H را فشار دهید تا تب Replace در کادر محاوره ای Find and Replace نمایش داده شود.
- اگر دکمه More قابل مشاهده است، روی آن کلیک کنید تا در نهایت با یک کادر محاوره ای باز شده مواجه شوید.
- مطمئن شوید که تیک Use Wildcards انتخاب شده باشد.
- در کادر Find What، موارد زیر را وارد کنید: ([0-9].[0-9]{3})[0-9]{1,}
- در کادر Replace With عبارت زیر را وارد کنید: 1
- روی Replace All کلیک کنید.
کاری که این مراحل انجام می دهند این است که به دنبال هر رقم (0 تا 9) به دنبال یک نقطه اعشار و سه رقم بگردید. این یک "گروه" است (یک رقم، نقطه اعشار، سه رقم) که باید بلافاصله با حداقل یک رقم و شاید بیشتر دنبال شود. هنگامی که این دنباله پیدا شد، با گروه اول (یک رقم، نقطه اعشار، سه رقم) جایگزین می شود. نتیجه این است که همه چیز فراتر از رقم سوم پس از نقطه اعشار بریده می شود.
این رویکرد Find and Replace سریع و آسان است و شامل استفاده از ماکرو نمی شود. همچنین اطلاعاتی را که در سند شما باقی مانده است گرد نمی کند. اگر به جای قطع سه رقمی نیاز دارید که مقادیر را به سه رقم گرد کنید، بهتر است به رویکرد "ببینید آیا می توانید برنامه مبدا را تغییر دهید" که در ابتدای این نکته بحث شد، بازگردید.
