اگر شخصی بخواهد مقداری را در سلولی وارد کند که دارای قانون اعتبارسنجی داده تعریف شده است و آن مقدار خارج از محدوده قانون اعتبارسنجی که شما مشخص کرده اید باشد، یک پیام خطا مشاهده می کند. اکسل به شما این امکان را می دهد که پیام خطای پیش فرض را تغییر دهید تا اطلاعات معنی داری در اختیار کاربر قرار دهد. هنگامی که در ارتباط با پیام ورودی استفاده می شود، اعتبارسنجی داده ها به ابزار بسیار قدرتمندی در توسعه کاربرگ هایی تبدیل می شود که توسط دیگران استفاده می شود.
شکل 1. تب Error Alert در کادر محاوره ای Data Validation.
- سلولی را که می خواهید پیام ها را برای آن تعریف کنید انتخاب کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Data Validation کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد.
- قوانین اعتبارسنجی داده مورد نظر را تنظیم کنید.
- روی تب Error Alert کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- از لیست کشویی Style برای انتخاب نمادهای مختلفی که باید در کادر محاوره ای پیام خطا ظاهر شوند، استفاده کنید.
- به دلخواه در هر دو قسمت عنوان و پیام خطا پیامی را وارد کنید.
- بر روی دکمه OK کلیک کنید.
هنگامی که کاربر مقدار نادرستی را وارد می کند و Enter را فشار می دهد یا سعی می کند به سلول دیگری منتقل شود، یک کادر محاوره ای با پیام شما ظاهر می شود.
باید توجه داشته باشید که کاری که کاربر پس از نمایش کادر محاوره ای پیام خطا می تواند انجام دهد بستگی به سبک خطای انتخابی شما در مرحله 6 دارد. برای مثال، اگر سبک توقف را انتخاب کنید، کاربر فقط می تواند ورودی خود را دوباره امتحان کند یا آن را لغو کند. (به عبارت دیگر، شما آنها را مجبور می کنید که مقدار مناسب را قرار دهند.) اگر سبک Warning را انتخاب کنید، از خطای خود مطلع می شوند، اما همچنان می توانند با مقدار اشتباه در سلول ادامه دهند. در نهایت، سبک اطلاعات ملایم ترین یادآوری است و کاربر همچنان می تواند ادامه دهد و ورودی نادرست را بپذیرد.
