برای برخی از جداول داده در اکسل، ممکن است بخواهید یک شماره رکورد به سلول های یک ستون خاص اختصاص دهید. به عنوان مثال، ممکن است اعداد رکورد برای 20 رکورد مختلف، بین 1 تا 20 یا بین 100 تا 119 را بخواهید. نحوه تنظیم اعداد رکورد بستگی به این دارد که بعداً می خواهید با آنها چه کاری انجام دهید.
اگر می خواهید اعداد رکورد ثابت باشند - یعنی همیشه به یک رکورد خاص اختصاص داده می شوند و هرگز تغییر نمی کنند - باید از ویژگی تکمیل خودکار اکسل برای اختصاص اعداد استفاده کنید. برای این کار کافی است تمام اطلاعات خود را به جز اعداد رکورد وارد کنید. سپس دو یا سه شماره رکورد اول را تایپ کنید، آنها را انتخاب کنید و روی دستگیره تکمیل خودکار (مربع سیاه در گوشه سمت راست پایین انتخاب) بکشید تا بقیه رکوردها پر شوند.
استفاده از این روش سریع و آسان است، اما اعداد رکورد را ثابت می کند. به عنوان مثال، اگر رکوردی را که دارای شماره رکورد 107 است حذف کنید، آن عدد رکورد خاص از بین می رود و اعداد شما یک شکاف را نشان می دهند و از 106 به 108 می پرند.
اگر اعداد رکوردهای پویا را می خواهید - اعدادی که با حذف ها تغییر می کنند - می توانید از یک فرمول برای محاسبه اعداد رکورد استفاده کنید. شما می توانید اولین عدد رکورد را در سلول A5 قرار دهید و سپس در سلول بعدی از فرمولی مانند =A5+1 برای محاسبه عدد رکورد جدید استفاده کنید.
با این حال، این هنوز یک مشکل ایجاد می کند، زیرا اگر یک رکورد را حذف کنید، تمام اعداد رکوردی که در زیر آن حذف کرده اید یک خطا نشان می دهند (#REF!). چرا؟ زیرا شما سلولی را حذف می کنید که سلول بعدی پایین به آن وابسته بود. راه حل بهتر این است که از فرمول عدد رکورد استفاده کنید که به ردیفی که فرمول در آن قرار دارد، بستگی دارد. به عنوان مثال، فرض کنید اولین رکورد شما در ردیف 5 است. می توانید از این فرمول برای ایجاد محدوده ای از اعداد رکورد که با 100 شروع می شود استفاده کنید:
=ROW()+95
حالا، اگر رکوردی را حذف کنید، اعداد رکوردهای باقیمانده خود را دوباره تنظیم می کنند و در نهایت با هیچ خطایی مواجه نمی شوید.
اگر از این روش استفاده می کنید، باید مطمئن شوید که هیچ ردیفی را در بالای ردیف هایی که حاوی رکوردهای شما هستند حذف نمی کنید، زیرا انجام این کار باعث می شود شماره رکورد شما نادرست باشد. به عنوان مثال، اگر از فرمول بالا استفاده می کنید و ردیف 3 را حذف می کنید، اولین ردیف شما برای رکوردها به ردیف 4 تبدیل می شود، بنابراین اولین شماره رکورد شما 99 می شود. (به یاد داشته باشید که می خواستید آنها با 100 شروع شوند، بنابراین اکنون نادرست است!)
برای جلوگیری از این خطای احتمالی، اولین فرمول خود (در سلول A5) را به شکل زیر تغییر دهید:
=ROWS($A$4:$A5)+98
توجه داشته باشید که این فرمول از تابع ROW استفاده نمی کند، بلکه از تابع ROWS استفاده می کند. تابع ROWS تعداد ردیف های موجود در محدوده مشخص شده را برمی گرداند. در این حالت، مقدار 2 را برمی گرداند که به 98 اضافه می شود و عدد رکورد مورد نظر 100 را می دهد. به علاوه، اگر هر ردیفی را قبل از ردیف 4 حذف کنید، فرمول شما همچنان کار می کند. می توانید فرمول را تا جایی که لازم است از A5 به پایین کپی کنید و در نهایت باید اعداد رکورد مناسب را در تمام سلول ها دریافت کنید.
