گری از یک کاربرگ اکسل برای نگهداری فهرستی از امکاناتی که شرکتش بازرسی می کند، همراه با تاریخ تمام بازرسی های قبلی آن امکانات استفاده می کند. این منجر به ایجاد چندین ردیف برای هر تسهیلات، یک ردیف در هر بازرسی می شود. گری باید تمام ردیف های هر مرکز را به استثنای آخرین تاریخ بازرسی حذف کند. نتیجه یک ردیف در هر تاسیسات خواهد بود که آخرین تاریخ بازرسی را نشان می دهد.
شاید ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از ابزار حذف تکراری اکسل باشد. برای استفاده از ابزار برای این هدف خاص، مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای مرتب سازی.
شکل 2. کادر محاوره ای Remove Duplicates.
- یک سلول از داده های خود را انتخاب کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Sort کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای مرتب سازی را نمایش می دهد.
- با استفاده از کنترل های موجود در کادر محاوره ای، نشان دهید که می خواهید ابتدا بر اساس امکانات (A به Z یا از کوچک ترین به بزرگ ترین، هر کدام که مناسب است) و سپس بر اساس تاریخ بازرسی (جدیدترین به قدیمی ترین) مرتب سازی کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- روی OK کلیک کنید تا در واقع داده ها مرتب شوند.
- در حالی که برگه Data نوار هنوز قابل مشاهده است، روی ابزار Remove Duplicates در گروه Data Tools کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Remove Duplicates را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که تنها فیلدی که در کادر محاوره ای انتخاب شده است، فیلدی است که شامل تسهیلات است. (شکل 2 را ببینید.)
- روی OK کلیک کنید. اکسل موارد تکراری را حذف می کند و فقط آن دسته از رکوردهایی را که حاوی آخرین (اخرین) تاریخ بازرسی هستند باقی می گذارد.
بدانید که اگر این مراحل را دنبال کنید، برای داده های شما مخرب است - پس از تکمیل، داده های قدیمی تر به طور کامل از کاربرگ شما حذف می شوند. بنابراین، اگر می خواهید اطلاعات قدیمی تر را برای اهداف تاریخی نگهداری کنید، ممکن است بخواهید این مراحل را روی یک کپی از داده های خود انجام دهید.
البته، می توانید از رویکرد متفاوتی نیز استفاده کنید که داده های اصلی را حفظ می کند و به سادگی اطلاعاتی را استخراج می کند که نشان دهنده آخرین تاریخ های بازرسی است. فرض کنید، برای اهداف این مثال، داده های شما در ستون های A:C، با A حاوی تسهیلات، B حاوی تاریخ بازرسی و C حاوی رتبه بندی به دست آمده در آن تاریخ است. علاوه بر این، ردیف اول داده های شما حاوی عناوین (تسهیلات، بازرسی و رتبه بندی) است. جایی در سمت راست داده های خود - که حداقل با یک ستون خالی از هم جدا شده اند - مجموعه دیگری از سرفصل های یکسان را قرار دهید. (برای این مثال فرض می کنم که این ستون ها E:G ظاهر می شوند.)
در ستون اول یک لیست منحصر به فرد از امکانات خود قرار دهید. در سلول F2 فرمول زیر را قرار دهید:
=MAX(($A$2:$A$123=E2)*$B$2:$B$123)
می توانید دو مرجع محدوده پایین تر (123$ A$ و $B$123) را با هر محدوده پایین تری که برای داده های شما مناسب است جایگزین کنید. همچنین، باید این را به عنوان یک فرمول آرایه وارد کنید، یعنی Ctrl+Shift+Enter را فشار دهید تا آن را به سلول F2 اضافه کنید.
نتیجه در سلول F2 یک عدد خواهد بود که در واقع یک تاریخ است. (اکسل تاریخ ها را در داخل به عنوان اعداد حفظ می کند.) برای اینکه F2 شبیه تاریخ شود، کافی است یک قالب تاریخ را در سلول اعمال کنید.
در سلول G2 فرمول زیر را قرار دهید:
=SUMIFS($C$2:$C$123,$A$2:$A$123,E2,$B$2:$B$123,F2)
باز هم، مراجع محدوده پایین تر را می توان با هر مرجعی که برای داده های شما مناسب است جایگزین کرد. این یک فرمول آرایه نیست، بنابراین می توانید به سادگی Enter را فشار دهید تا آن را در سلول G2 قرار دهید.
اکنون سلول های F2:G2 را به تعداد ردیف های مناسب برای امکانات خود کپی کنید. چیزی که در نهایت به آن می رسید لیستی پویا از جدیدترین نتایج بازرسی برای هر تاسیسات است. (شکل 3 را ببینید.)
شکل 3. فهرستی پویا از آخرین نتایج بازرسی.
همانطور که داده های بیشتری را به لیست بازرسی خود اضافه می کنید، "جدول نتایج" شما به روز می شود تا همیشه آخرین نتایج بازرسی را نشان دهد.
