Pam جدولی ایجاد کرده است که بسیاری از کاربران برای افزودن داده به آن دسترسی دارند. او ستون های زیادی دارد که اعتبار داده ها و قالب بندی شرطی را روی آن ها اعمال کرده است. با این حال، زمانی که کاربران ردیف هایی را به جدول اضافه می کنند، قالب بندی شرطی و اعتبارسنجی داده ها همیشه کپی نمی شود. پم تعجب می کند که چگونه می تواند اطمینان حاصل کند که چنین است.
در واقع دو رویکرد برای این کار وجود دارد، و رویکردی که انتخاب می کنید بستگی به نحوه برخورد با داده های شما دارد. شاید ساده ترین روش این باشد که داده های خود را به صورت جدول تعریف کنید. شما می توانید این کار را به این صورت انجام دهید:
- تمام داده های خود را انتخاب کنید. (برخی افراد می گویند که شما فقط باید یک سلول از داده ها را انتخاب کنید، اما اگر داده های شما حاوی موارد خالی باشد، انتخاب همه داده ها قابل اعتمادتر است.)
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Table در گروه Tables کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Create Table را نمایش می دهد.
- در کادر محاوره ای، مطمئن شوید که تنظیمات منعکس کننده ماهیت داده های شما هستند. (تنظیمات مربوط به محدوده داده های جدول و اینکه داده های شما هدر دارند یا خیر.)
- روی OK کلیک کنید. اکسل داده ها را به یک جدول رسمی تبدیل می کند.
در این مرحله، هر زمان که اطلاعاتی را در ردیف های زیر جدول اضافه می کنید، اکسل به طور خودکار داده های جدید را به همان شکل داده های بقیه جدول قالب بندی می کند. این شامل استفاده از قالب بندی شرطی و اعتبار سنجی داده می شود.
روش دیگر این است که یک ردیف را در زیر داده های خود قالب بندی کنید تا منعکس کننده قالب بندی شرطی و اعتبار سنجی داده شما باشد. سپس، مطمئن شوید که ردیف های جدید بالای این «ردیف پایانی» اضافه شده است. برای رسیدن به این هدف، ممکن است بخواهید ردیف را مخفی کنید یا حتی آن را قفل کنید. از آنجایی که ردیف های جدیدی بین ردیف هایی که قبلاً قالب بندی شده اند اضافه می شوند (آخرین ردیف داده و «ردیف پایانی»)، سپس ردیف های تازه درج شده تمام قالب بندی شده های سلول های اطراف خود را به دست می آورند. تنها اشکال این روش (برخلاف رویکرد قبلی) این است که کاربران شما نمی توانند فقط در انتهای داده ها شروع به تایپ کنند. آنها باید درج را انجام دهند و سپس داده ها را در ردیف درج شده وارد کنند.
در نهایت، امکان سوم ایجاد یک ماکرو برای افزودن داده های جدید یا اطمینان از سازگاری قالب بندی شما است. اینکه دقیقاً چگونه این کار را انجام می دهید به ویژگی های داده های شما بستگی دارد.
