کوری با مشکل وارد کردن قالب بندی شرطی خود به شکل دلخواه با اطلاعات وارد شده به اکسل از Access مواجه است. داده هایی که در یک ستون خاص وارد می شوند می توانند متنی (مانند "17 U") یا عددی (مانند 32) باشند. قالب شرطی بررسی می کند که آیا مقدار در سلول بزرگتر از صفر است یا خیر، در این صورت مقدار زیر خط کشیده می شود. این به درستی با داده های وارد شده کار نمی کند زیرا اکسل نه تنها با متن (17 U) به عنوان متن برخورد می کند، بلکه عدد (32) را نیز به عنوان متن در نظر می گیرد. این منطقی است، زیرا اکسل به جای تغییر قالب داده برای هر سلول در ستون، کل ستون را به عنوان متن در نظر می گیرد.
چند راه برای رفع این مشکل وجود دارد. یکی این است که فرمولی را که استفاده می کنید در قالب شرطی خود تغییر دهید. به جای بررسی اینکه آیا مقدار آن بزرگتر از صفر است، از فرمول زیر استفاده کنید (بررسی شرطی را روی "Format Is" قرار دهید):
=VALUE(E3) > 0
این فرمول از تابع VALUE برای بررسی آنچه در سلول E3 است استفاده می کند. اگر محتویات یک عدد باشد - حتی اگر به صورت متن توسط اکسل فرمت شده باشد - فرمول True را برمی‌گرداند و شرط برای قالب‌بندی برقرار است. اگر محتوای E3 واقعاً متن است (مانند "17 U")، فرمول یک خطای #VALUE را برمی‌گرداند که شرایط را برآورده نمی‌کند و قالب‌بندی اعمال نمی‌شود.
روش دیگر این است که اکسل را وادار کنیم تا سلول های وارد شده را ارزیابی کند و در صورت لزوم آنها را به مقادیر عددی تبدیل کند. یک راه آسان برای انجام این کار به شرح زیر است:
شکل 1. کادر محاوره ای Paste Special.
- پس از وارد کردن داده‌ها، یک سلول خالی از ستونی خارج از محدوده آنهایی که تازه وارد کرده‌اید انتخاب کنید.
- Ctrl+C را فشار دهید . این محتویات سلول (هیچ چیز) را در کلیپ بورد کپی می کند.
- سلول هایی را که می خواهید توسط اکسل ارزیابی شوند انتخاب کنید. به عنوان مثال، ستونی را انتخاب کنید که حاوی مقادیر متن و مقادیر عددی فرمت شده به عنوان متن است.
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- روی فلش رو به پایین زیر ابزار Paste کلیک کنید و سپس Paste Special را انتخاب کنید. اکسل کادر محاوره ای Paste Special را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- روی دکمه رادیویی افزودن کلیک کنید.
- روی OK کلیک کنید.
کاری که شما انجام دادید این بود که محتویات کلیپ بورد را به تمام سلول هایی که در مرحله 3 انتخاب کرده بودید اضافه کنید. اگر سلول ها حاوی متن واقعی بودند، هیچ اتفاقی برای آن سلول ها نمی افتاد. آنها یکسان می مانند و همچنان به عنوان متن در نظر گرفته می شوند. اگر سلول ها حاوی یک مقدار عددی بودند، اکسل آن را به عنوان یک عدد در نظر می گیرد و صفر را به آن اضافه می کند. این مقدار، به عنوان یک عدد، در سلول ذخیره می شود و به عنوان یک عدد واقعی در نظر گرفته می شود. این بدان معناست که آزمایش قالب‌بندی شرطی که قبلاً تنظیم کرده‌اید باید روی آن سلول‌ها به خوبی کار کند زیرا دیگر به عنوان متن در نظر گرفته نمی‌شوند.
