استفانی تعجب کرد که آیا راهی در Word وجود دارد که به اجبار به‌روزرسانی همه فیلدها و پیوندهای یک سند هنگام باز کردن یا ذخیره (بستن) فایل وجود داشته باشد. او می‌داند که می‌تواند به‌روزرسانی‌ها را قبل از چاپ اجباری کند، اما به طور خاص به دنبال روش باز یا بسته به‌روزرسانی بود.
وقتی یک سند را چاپ می کنید، می توانید به طور خودکار هم فیلدها و هم پیوندها را به روز کنید، اما Word هنگام باز کردن یک فایل با این دو مورد متفاوت رفتار می کند. Word راهی را فراهم می کند که همیشه پیوندهای خود را هنگام باز کردن یک سند به روز کنید. با دنبال کردن این مراحل می توانید این کار را انجام دهید:
شکل 1. ناحیه عمومی کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Advanced در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- در قسمت عمومی (برای دیدن آن کمی به پایین اسکرول کنید)، مطمئن شوید که کادر به روز رسانی خودکار پیوندها در باز کردن را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
این تنظیم باید مطمئن شود که همه پیوندهای شما همیشه به روز هستند. اگر می‌خواهید وقتی سند باز می‌شود، فیلدها را به‌روزرسانی کنید، باید از یک ماکرو برای انجام کار استفاده کنید. به طور خاص، بسته به اینکه می‌خواهید هنگام باز یا بسته شدن سند، فیلدها را به‌روزرسانی کنید، باید از یک ماکرو AutoOpen یا AutoClose استفاده کنید. در زیر نمونه ای از یک ماکرو AutoOpen است که می توانید استفاده کنید.
Sub AutoOpen() With Options .UpdateFieldsAtPrint = True .UpdateLinksAtPrint = True End With ActiveDocument.Fields.Update End Sub
توجه داشته باشید که ماکرو مطمئن می شود که گزینه ها به گونه ای تنظیم شده اند که هنگام چاپ، فیلدها و پیوندها را مجبور به به روز رسانی کنند، سپس تمام اعضای مجموعه فیلدها را در سند به روز می کند. اگر در عوض می‌خواهید فیلدها را در زمان بسته شدن به‌روزرسانی کنید، می‌توانید از این ماکرو استفاده کنید:
Sub AutoClose() ActiveDocument.Fields.Update End Sub
این ماکرو بسیار کوتاهتر است زیرا نیازی به تنظیم گزینه های به روز رسانی در چاپ هنگام خروج از سند نیست.
