هنگامی که Rehana یک سند Word را ویرایش و ذخیره می کند، تاریخ "آخرین اصلاح" ذخیره شده در ویژگی های سند به تاریخ امروز تنظیم می شود. اگر همان سند را یک هفته بعد بردارد و به عنوان پیوست برای شخص دیگری ایمیل کند، وقتی آن را در سیستم خود باز می کنند، تاریخ "آخرین اصلاح" را به عنوان تاریخ ارسال ایمیل نشان می دهد. علاوه بر تاریخ "ایجاد"). این، با وجود این واقعیت که سند اصلی (هنوز در سیستم ریحانه) تاریخ یک هفته "آخرین اصلاح" را نشان می دهد. او مایل است زمانی که سند را برای دیگران ایمیل می‌کند، "آخرین اصلاح" و تاریخ‌های دیگر دارایی صحیح باقی بماند.
تاریخ هایی که Rehana از آنها صحبت می کند، زمانی هستند که با نمایش کادر محاوره ای Properties قابل مشاهده هستند. سه تاریخ در برگه عمومی نشان داده شده است: ایجاد، اصلاح و دسترسی. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. تب General از کادر محاوره ای Properties.
این سه تاریخ به صورت داخلی توسط Word حفظ می شوند. با استفاده از فیلدهای مناسب می توانید به برخی از آنها در سند خود دسترسی پیدا کنید، اما نمی توانید مستقیماً تاریخ ها را تغییر دهید. با استفاده از دستورات یا انجام اقداماتی که بر تاریخ واقعی مرتبط با فایل سند در ویندوز تأثیر می گذارد، تاریخ ها به طور خودکار تغییر می کنند. برای مثال، اگر از دستور Save As استفاده می‌کنید، ورد به‌جای اینکه تاریخ ایجاد را از فایل اصلی منتقل کند، تاریخ ایجاد را در مورد هدف عمل به‌روزرسانی می‌کند.
نتیجه این است که تعامل تاریخ دارایی با فیلدهای داخل سند شما می تواند عواقب ناخواسته ای داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است یک فیلد CreateDate در سند خود داشته باشید که زمان ایجاد سند را نشان می دهد. اگر از Save As استفاده می‌کنید یا اقدام دیگری انجام می‌دهید (مثل ارسال ایمیل سند به شخص دیگری و او آن را در سیستم خود ذخیره می‌کند)، فیلد CreateDate در سند جدید تاریخ ایجاد تغییر یافته را از ویژگی‌های سند منعکس می‌کند.
یک راه حل بالقوه این است که نظرات خود را به ویژگی های سند اضافه کنید. نظرات در تب Summary در کادر محاوره ای Properties ذخیره می شوند. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. تب Summary از کادر محاوره ای Properties.
به عنوان مثال، نظر شما می تواند شامل تاریخی باشد که سند واقعاً ایجاد شده است. اگر تاریخ تنها چیزی است که در نظرات وجود دارد، می توانید با استفاده از فیلد نظرات به جای فیلد CreateDate، آن را در سند خود قرار دهید.
راه حل احتمالی دیگر این است که پیوند فیلدهای CreateDate را در سند خود لغو کنید تا به جای فیلدهای پویا، متن ایستا باشند. (به سادگی فیلدها را انتخاب کنید و Shift+Ctrl+F9 را فشار دهید.) این کار را می‌توان قبل از اینکه سند را برای شخص دیگری ایمیل کنید انجام داد، و بعد از آن مهم نیست که تاریخ ایجاد در ویژگی‌های سند چه می‌شود. (البته این رویکرد تنها در صورتی قابل اجرا است که مشکل مربوط به انعکاس تاریخ های دارایی از طریق فیلدهای موجود در سند باشد.)
